Sådan får du dine medarbejdere til at bruge intranettet
Intentionerne bag en investering i et nyt intranet er altid gode. Den digitale arbejdsplads skal moderniseres, brugervenligheden skal være mere simpel, det skal være lettere, hurtigere og mere fleksibelt at videndele, samarbejde og kommunikere på tværs af fagområder og afdelinger.
Den rigtige løsning udvikles, implementeres og engagementet er super godt i den første tid, for alle er nysgerrige. Og så falder engagementet. Færre og færre benytter sig af intranettet i deres hverdag, og aktiviteten daler. Investeringen opnår ikke sit fulde potentiale - og hvad gør man så?
I denne artikel ser vi nærmere på, hvad der kan være årsagen til, at et intranet ikke bliver brugt, og hvad du kan gøre for at engagere medarbejderne i at bruge intranettet i deres hverdag.
Artiklen er skrevet til kommunikations, HR- og IT-medarbejdere, der er ansvarlig for at udvikle, drive og vedligeholde intranettet og samtidig sørge for, at det understøtter medarbejdernes hverdag.
Om forfatteren
Julie har arbejdet med markedsføring af vores konsulentydelser i mere end 6 år. Hun har et stort kendskab til vores projekter, services og ydelser.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
Derfor bliver intranettet ikke brugt
Der kan være mange grunde til at et intranet ikke bliver brugt. Nogle af de mest hyppige årsager, vi oplever er følgende:
- Indholdet bliver ikke opdateret og vedligeholdt. Det er for statisk, og der sker ikke ”noget nyt”.
- Ledelsen bruger ikke intranettet, taler ikke om det eller henviser til det. Medarbejderne spejler sig som regel i ledelsens adfærd, så hvis ikke lederne bruger det, gør medarbejderne heller ikke.
- Andre platforme er mere interessante. Mange bruger Teams til hverdagskommunikation og grænserne kan flyde sammen i forhold til hvornår de forskelige platforme skal bruges. Hvis Teams bruges mere aktivt forsvinder interessen for intranettet.
- Der mangler lokal forankring eller ambassadører, der aktivt spreder budskabet omkring intranettets værdi.
Som et ekstra led er manglende uddannelse og oplæring er også et markant problem, vi støder på igen og igen.
Fejlen vi ofte ser, at mange virksomheder laver, sker i forbindelse med on-boarding af nye medarbejdere. På deres introdag/-e får de udleveret en seddel, hvorpå der står: “Fra kl. 13.00-14.00: Surf lidt rundt på intranettet, i Teams osv. og dan dig et overblik over indholdet.”
Tanken er god, eksekveringen er formentlig også fin, men medarbejderen får slet ikke indblik i, hvad intranettet kan, og endnu vigtigere, hvad det skal bruges til. Det betyder dårlig adoption og sandsynligheden for, at medarbejderen bruger intranettet fremadrettet vil være begrænset, måske i retningen mod “ikke eksisterende”.
Der er så meget værdi at hente ved at lave ordentlig sidemandsoplæring. Det inspirerer til gode vaner, og sikrer en bedre ibrugtagning. Og det betaler sig på den lange bane. I fremtiden kan det være vedkommendes tur til at oplære den næste nye medarbejder, og her skulle gode vaner gerne gives videre.
10 gode råd til få medarbejderne ind på intranettet
Herunder får du nogle af de tips og tricks vi plejer at give videre til vores kunder i forhold til at få dem til at bruge intranettet mere.
Skab forbindelse til hverdagen - Sørg for at intranettet har klar forbindelse til de aktiviteter, der er i løbet af en arbejdsdag, så der altid er et simpelt sammenspil mellem de forskellige platforme og værktøjer.
Gør intranettet til fler-mands-eje - Giv medarbejderne mulighed for at være med til at producere indhold. Det kan f.eks. være nyheder fra forskellige afdelinger, som giver mening at videreformidle til resten af virksomheden.
Frisk og opdateret indhold er tiltrækkende - Opdater indholdet på intranettet mere regelmæssigt. Det gælder både dokumenter, nyhedsinformationer samt det indhold, der ligger på intranettet. Hvis det er forældet, er det ligegyldigt.
Ledelsen tager ALTID det første skridt - Få ledelsen til at bruge og inddrage intranettet i deres hverdag, og lad dem også tale om, hvordan de gør foran medarbejderen. Det lyder banalt, men det virker.
Sørg for det praktiske ligger på intranettet - Placér sygemelding, ferieanmodninger, udlæg, oversigt over hvem der holder fri/ferie, mærkedage osv. på intranettet. Det skaber trafik til platformen, hvis intranettet kan løse “praktiske opgaver”. Vores egenudviklede 365Connect intranet moduler understøtter alle (og flere) af disse praktiske opgaver.
Lav biblioteker med minder - Læg alle billeder fra sociale arrangementer ind på intranettet, og send en mail ud med at “Nu er billederne fra i fredagsbaren live”. For det første giver det anledningen til at have et fast sted, hvor alle billederne er placeret og for det andet, skaber det på sigt en vane for medarbejderne at skulle ind og kigge efter hvert arrangement.
Fremhæv udvalgte medarbejdere som ambassadører - Hver afdeling eller team bør have en ambassadør, som kan svare på spørgsmål, hjælpe med funktioner eller informere om andre områder. På den måde har medarbejderne altid en ekspert, de kan spørge til råds, når udfordringer opstår. Det betyder, at IT-afdelingen ikke overbelastes, og at medarbejderne kommer hurtigt videre.
Giv medarbejderne en stemme - Lav afstemninger omkring frokostordningen, aktiviteter til det kommende firmaarrangement, drikkevare i købeskabet, oplæg til fælles møder eller andet. Udover at det trækker medarbejderne til intranettet, giver det mulighed for at lytte til medarbejdernes ønsker og skabe en god arbejdsplads.
Udgiv indhold der skaber værdi - Ugentlige tips og tricks, guides eller anden form for læringsindhold, kan være med til både at uddanne og opgradere medarbejdernes kompetencer udover at trække dem ind på platformen.
Tal om intranettet udenfor intranettet - Skab en kultur, hvor man taler om det, der sker på intranettet uden for intranettet. Det kan være i frokostpausen, ved kaffemaskinen, inden fællesmøder osv. På den måde “går man glip af noget” hvis ikke, man har været inde og kigge.
Et ekstra råd - Spørg medarbejderne, hvad der ville lokke dem til intranettet. Måske kan der er være relevante informationer, aktiviteter, best pratice eller andet, som er blevet overset og kan skabe engagement.
Kan dit intranet tilgås på farten?
En helt anden tilgang i forhold til at øge engagementet, kan være gennem intranettets tilgængelighed.
De fleste virksomheder har i dag en del mere fleksibelt arbejde end førhen. Derfor nytter det ikke noget, at intranettet kun kan tilgås via desktop.
Mobil adgang kan være en ekstra gamechanger for at øge engagementet. Det giver mulighed for at medarbejderne kan tilgå intranettet, når de deltager på konferencer, netværksmøder, arbejder i produktion/marken, er i offentlig transport, fra sengen om morgenen, på en gåtur i frokostpausen osv. Det er en kæmpe fordel.
Med push-notifikationer fra intranettet kan man sikre, at alle altid har adgang til den samme information. Det skaber inklusion og transparens.
Er dit intranet ikke tilgængeligt på mobilen, så findes der alternative løsninger, f.eks. at inkorporere det som en del af Microsoft Teams. Kontakt os, hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan det kan lade sig gøre.
Har du spørgsmål til intranet, er du altid velkommen til at kontakte vores Business Solutions Advisor, Karsten Mottlau på tlf. 2012 9515.
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
