Gør det let for dine kollegaer at finde de rigtige filer og arbejdsgange

AUTOMATISER DINE FORRETNINGSGANGE OG ØG EFFEKTIVITETEN I VIRKSOMHEDEN

Korrekt og tidssvarende dokumentation af forretningsgange og interne arbejdsprocesser er altafgørende for at skabe et godt og effektivt arbejdsflow for medarbejderne. Det er også med til at sikre en ensrettet og konsekvent håndtering af forretningskritiske procedurer i virksomheden.

For at det kan lade sig gøre, skal arbejdsprocesserne være nemme at finde i de interne systemer, og de skal samtidig være opdateret og vedligeholdt i forhold til branchespecifikke regler og lovgivning.

Med 365SOP (Standard Operating Procedure) kan dine medarbejdere garanteres en moderne og tidssvarende forretningsgangsløsning, som understøtter, kvalitetssikrer og optimerer den interne kommunikation og reducerer antallet af fejl. På den måde har medarbejderne altid de bedste forudsætninger for at levere den værdifulde service til jeres kunder.

Læs mere her
Oversigt over arbejdsgange

Udfordringer som 365SOP løser

Dokumentation af arbejdsgange er påkrævet i en række forskellige virksomheder og erhverv, for eksempel hos pengeinstitutter, advokater, revisorer, ejendomsmæglere samt udbydere af tjenesteydelser.

Det kan virke simpelt, men der er en stor kompleksitet i forhold til anvendelse og vedligeholdelse af et sådant system. Udfordringerne, som vi typisk oplever, at mange af vores kunder har i forhold til deres nuværende arbejdsgangssystem, er blandt andet:

  • Antallet af interne arbejdsgange stiger, og de bliver ikke opdateret efter nye love og regler. Det betyder, at de er ubrugelige og derfor ikke bliver brugt.

  • Arbejdsgange struktureres i mapper og dokumentbiblioteker, som ikke længere er tidssvarende med nutidens moderne teknologi. 

  • Det tager medarbejderne for lang tid at finde deres arbejdsgange, hvilket øger arbejdsbyrden, koster dyrebar arbejdstid og resulterer i en forringelse af effektiviteten.

  • At forretningskritisk viden eller rutiner, som er erhvervet over tid, ikke bliver dokumenteret, og som et resultat heraf forsvinder, når en medarbejder fratræder sin stilling.

  • At onboardingen af nye medarbejdere er væsentlig bedre, fordi al viden om organisationen er samlet et sted.

Alle ovenstående udfordringer har vi taget til efterretning og tænkt ind i udviklingen af 365SOP. På den måde skaber 365SOP et bedre arbejdsgrundlag for medarbejderne og sikrer en høj, intern innovation for virksomheden.

Chatbot til arbejdsgangsløsningen
Illustration af eksempel på arbejdsgang.

Undgå forældede arbejdsgange, tab af ressourcer og økonomiske konsekvenser

I mange virksomheder ligger forretningsgange og procedurer beskrevet i filer og dokumenter på et internt site, hvor medarbejderne kan søge information og finde den viden, de skal bruge. Eksempler på forretningsgange kan være procedurer for behandling af fejl i produktionen, sagsbehandling, politikker, onboarding m.m.

Desværre er tendensen, at filer med beskrivelser af forretningsgange og procedurer placeres forskellige steder på det interne site. De kan være svære at lokalisere på et stort site, og når de endelig dukker op, er de ikke opdateret eller vedligeholdt i forhold til nye regler og lovgivning. Det betyder, at de er ubrugelige.

For medarbejderne koster det tid og ressourcer i en travl hverdag, og i nogle tilfælde kan det resultere i alvorlige fejl, som kan have økonomiske konsekvenser for virksomheden.

Book en online demo, direkte i vores kalenderKlik her (Åbner i ny fane)

Forløb

Er du i tvivl om hvorvidt 365SOP systemet passer ned i jeres organisation, kan vi tilbyde et intro forløb til at hjælpe jer på vej til en afgørelse. Pointen er at i får implementeret et MVP som i kan bruge til at udarbejde beslutningen.

1. Value proposition workshop
Workshoppen er for interessenterne af systemet, både beslutningstager, systemansvarlige og slutbrugere. Formålet er at klarlægge hvilken værdi vores SOP system kan skabe i jeres organisation. Ligeledes være indledende til vores MVP forløb.
2. MVP Kickoff møde
Kickoff til Initiering af start. Kontaktperson udpeges, klarlæggelse af hvilken funktionalitet der ønskes i forløbet.
3. Opfølgning og support møde
Mødets formål er at gennemgå funktionaliteten og om den virker efter jeres hensigt, og eventuelt klarlægge use cases der mangler.
4. Release plan
Klarlægges om alt funktionalitet er der eller om der skal justeres på nogle af komponenter, eller tilføjes flere. Skal der migreres, og hvor meget.
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image
Image

Moderne, sikker og effektiv håndtering af forretningsgange

Herunder får du et overblik over de features, som 365SOP kan tilbyde dig:

  • Ingen statiske Word- eller PDF-filer – dine filer og dokumenter er ALTID ajourførte.
  • Dokumentér dine forretningsgange i forskellige formater, herunder tekst, billeder, videoer eller webparts.
  • Øget effektivisering af medarbejdernes arbejde med arbejdsgange og dermed en øget medarbejdertilfredshed.
  • Stor fleksibel adgang fra alle enheder.
  • Nem integration til den resterende del af Microsoft 365, hvilket samler den digitale arbejdsplads og skaber et bedre arbejdsmiljø.
  • Høj skalerbarhed, som kan målrettes virksomhedens vækst og ændrende behov.
  • En øget konkurrenceevne, fordi viden kan synkroniseres på tværs af organisationen.
Image

365SOP features

Læst og forstået
Skal du kunne dokumentere at dine medarbejder har læst en procedure, risikovejledning – Vores SOP system giver dig overblikket til at se hvilket medarbejdere der har læst og hvem der ikke har.
Godkendelse

Om der skal publiceres en simpel arbejdsgang eller en vigtig overordnet politik, kan vores SOP system sikre at en kvalificeret medarbejder modtager informationen, så du aldrig skal være i tvivl om der står det rigtige.

Mange brugere?

SOP systemet kan justeres til flere typer af roller. På den måde kan du sikre dig at Holland og Sverige ikke udveksler politikker, eller at HQ’s forretnings-hemmeligheder ikke bliver delt med filialer.

Ansvarsfordeling
Alle oprettede arbejdsgange besidder metadata der kan fortælle dig hvem der har ansvaret for den, hvem der har redigeret den, hvem der har godkendt den og meget mere – Så du aldrig er i tvivl om hvem der har lavet ændringer.
Versionisering
Dine arbejdsgange er dynamiske, de skal opdateres. Undgå at din tidligere viden bliver glemt eller slettet med SOP systemets versionisering. Du har enten mulighed for at gendanne enkelte arbejdsgange, eller lave dataudtræk for hele perioder så du altid kan dokumentere hvem gjorde hvad hvornår.
Nemt at finde
SOP systemet er spækket med forskellige måder at vise information på. Du kan fremsøge dine arbejdsgange både via en klassisk søgefunktionalitet, eller få det sorteret og filtreret i vores smarte custom modul.

365SOP samler dine arbejdsgange et sted

365SOP er vores moderne og tidssvarende arbejdsgangsløsning udviklet i SharePoint Online med formålet om at effektivisere daglige arbejdsprocesser, procedurer samt at understøtte kommunikationen og reducere fejl, så du i sidste ende kan levere den bedste service internt og eksternt.

SOP står for Standard Operating Procedure, som henviser til en detaljeret beskrivelse af en standardproces, som en medarbejder skal følge.

I 365SOP tilbydes avancerede funktioner som versionering, print til PDF, adgangskontrol, søgning, automatisering via workflows og integration med andre forretningsapplikationer, hvilket sikrer, at jeres dokumentation altid er opdateret og ligger godt organiseret for jeres brugere.

Med en intuitiv brugergrænseflade og et simpelt design er 365SOP den arbejdsgangsløsning, der skaber størst værdi for dine medarbejdere og din forretning allerede fra den første dag.

Løsningen er lavet med henblik på at forbedre effektiviteten, sikkerheden og samarbejdet i jeres virksomhed ved at give et centralt sted for opbevaring og adgang til vigtig forretningsdokumentation, som kommunikeres og publiceres som moderne websider i SharePoint Online.

365SOP sikrer, at alle medarbejdere altid kan finde den nødvendige information, så alle retningslinjer, som tilsynene kræver indenfor alle brancher, overholdes. Med omfattende sikkerheds- og complianceforanstaltninger indbygget i løsningen kan I trygt investere i 365SOP.

Arbejdsgangsløsningen er målrettet virksomheder og organisationer med mere end 500 arbejdsgange, og som allerede har deres digitale landskab i skyen.

Er du/I ikke allerede i skyen, så kontakt Christian Hansen på tlf. +45 5151 4793 og hør mere om, hvordan vi kan hjælpe jer videre.

Processen for levering af 365SOP

Leveringen af 365SOP forløber over følgende 5 faser:

Afklaring og analyse

I tæt samarbejde med jer laver vi en analyse over jeres arbejdsgange med henblik på at få dannet os et overblik over jeres situation. Med dette udgangspunkt lægger vi en plan for hele processen.

Udvikling og installation af løsning

Herefter konfigurerer vi og installerer 365SOP i jeres Microsoft set-up. Det eneste vi skal bruge er rettigheder fra jer af, resten klarer vi selv.

Feedback og tilpasninger

Vi præsenterer jeres skræddersyede 365SOP løsning for jer og laver på baggrund af jeres feedback justeringer og tilpasninger, således at løsningen lever op til jeres behov og forventninger.

Undervisning og overlevering af løsning

Som et led i processen uddanner vi de nøglemedarbejdere, der fremadrettet skal administrere og vedligeholde løsningen. Derudover uddanner vi medarbejderne i forhold til den daglige anvendelse med fokus på navigation, funktioner og den generelle ibrugtagning.

Lancering

Afslutningsvis lanceres løsningen i jeres livemiljø og kan fra nu af benyttes af alle medarbejdere.

Som udgangspunkt har vi en leveringstid på 365SOP fra 1 måned og op efter. Denne leveringstid er vejledende, da hvert enkelt projekt og kunde er forskellig.

Er I endnu ikke rykket i skyen, har vi stor erfaring med migreringsprojekter fra tidligere kunder og kan derfor også hjælpe jer med denne rejse.

Har du behov for en uforpligtende afklaring i forhold til jeres situation, så tag fat i Christian Hansen på tlf. +45 5151 4793 eller på mail: ch@peoplenet.dk.

Kontakt os

Det spørger kunderne ofte om