Hvad er et intranet?
Et moderne intranet er langt mere end blot et sted at gemme dokumenter eller finde kantinemenuen. Det er virksomhedens digitale samlingspunkt – en platform, der understøtter kommunikation, samarbejde, kultur og effektivitet på tværs af hele organisationen.
I en tid præget af hybridarbejde, øget fokus på medarbejderengagement og AI-parathed, er intranettet en afgørende brik i den digitale arbejdsplads.
Artiklen fokuserer specifikt på intranettet som en central komponent i den digitale arbejdsplads.
Om forfatteren
Karsten er Business Solutions Advisor, og han har mere end 15 års erfaring indenfor dette område. Karsten er produktansvarlig for vores intranet løsninger og vores egenudviklede intranetmoduler, 365Connect.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
Intranet - En kort indflyvning
Et intranet er et lukket, digitalt netværk, som kun medarbejdere i en organisation har adgang til.
Gennem tiden har begrebet ”intranet” haft flere betydninger: på et tidspunkt mente man fx. at et intranet (også kaldet ”medarbejderportal”) skulle omfatte samtlige funktioner, redskaber, samarbejdsrum etc. som medarbejderen anvender.
I dag har man en mere stringent definition, hvor et intranet er stedet hvor man kan dele nyheder, finde information, opslagsværker og tilgå værktøjer og links til systemer. Moderne intranetløsninger – som fx SharePoint Online– er ofte tæt integreret med Microsoft 365 og tilpasset virksomhedens behov.
Et godt intranet skal nogle gange understøtte virksomhedens kultur og sammenhængskraft – særligt vigtigt i forbindelse med fusioner, opkøb eller når frontlinjemedarbejdere skal inkluderes i den digitale kommunikation.
Men hvad der er et ”godt intranet” for den ene virksomhed vil ikke fungere for den anden virksomhed. Der er således ikke en entydig defintion af, hvad der er et godt intranet for lige præcis jeres organisation. Nogle lægger fx vægt på at intranettet kan understøtte dialog og en stærk kultur, mens andre ser intranettet som et operationelt arbejdsredskab, der blot skal stille nyttige links og informationer til rådighed.
Man kan sige, at vi i PeopleNet kender alle ”byggeklodserne”, og at vi for hver kunde sammensætter en kombination af funktioner som giver mest mening og værdi – for den mindste indsats. Heldigvis kan intranet på SharePoint Online skaleres og udvides, så det er nemt at starte med det mest enkle for at udvide senere.
Fordele ved et moderne intranet
Samtidig spiller intranettet ofte en vigtig rolle i at opbygge og fastholde en stærk kultur. Det kan være med til at skabe sammenhængskraft i organisationen – især i perioder med forandring som fx ved opkøb og fusioner – og det giver frontlinjemedarbejdere adgang til samme information og fællesskab som kontoransatte.
Kollegaer i ”frontlinjen”, fx. SOSU assistenter, produktionsmedarbejdere, butikspersonale m.v. har traditionelt været lidt forsømt når det kommer til de digitale platforme. Det er der heldigvis ændret meget på de seneste år. Microsoft stiller mange nye funktioner til rådighed, som med simpel konfiguration kan gøre arbejdsdagen bedre for disse frontlinjemedarbejdere.
Et moderne intranet er også en vigtig brik i virksomhedens AI-parathed, dvs. i muligheden for at høste gevinsterne med AI ud fra jeres eksisterende data. Ved at strukturere og kategorisere indhold korrekt og sikre en gennemtænkt rettigheds- og governance-model, bliver det muligt at udnytte værktøjer som Microsoft Copilot og generativ AI på en sikker og effektiv måde.
Hvad består et godt intranet af?
Kernefunktioner
Kernefunktionerne udgør fundamentet for intranettets værdi og anvendelighed i hverdagen. Det starter med nyhedskanaler og personlige nyhedsfeeds, som sikrer, at medarbejderne holdes opdateret med relevant information – både fra ledelsen og fra deres egne fagområder. Informationsarkitekturen spiller en afgørende rolle i at skabe overblik og struktur, og når den kombineres med målgruppestyret indhold og intuitiv navigation, bliver det nemt for den enkelte medarbejder at finde det, de har brug for.
Søgefunktionen er central – både når det gælder information og kolleger. En velfungerende telefonbog og et medarbejderkatalog gør det muligt at finde kontaktoplysninger og kompetencer på tværs af organisationen. Opslagsværker som politikker, håndbøger og vejledninger skal være let tilgængelige og præsenteret på en måde, der understøtter hurtig adgang og forståelse. Endelig skal designet, brug af billeder og den visuelle identitet afspejle jeres eget brand og skabe genkendelighed og sammenhæng i den digitale oplevelse.
Udvidede funktioner
Ud over de grundlæggende funktioner kan et moderne intranet udvides med en lang række muligheder, som styrker både den sociale sammenhængskraft, den daglige effektivitet og den strategiske kommunikation.
Disse funktioner kan tilpasses organisationens behov og kultur og er ofte med til at gøre intranettet til et levende og engagerende værktøj i hverdagen:
- Mærkedage og sociale feeds, der styrker relationer og fællesskab
- Kampagner og nedtællinger, som skaber synlighed om vigtige begivenheder
- Aktivitetskalender med både faglige og sociale arrangementer
- Nøgletal og business intelligence, der skaber transparens og forretningsfokus
- Selvbetjening, fx ferieanmodning, udlæg og fraværsregistrering
- Integration til andre systemer og værktøjer via fx Power Platform
- Særskilt mobiloplevelse (apps) til frontlinjemedarbejdere uden fast pc-adgang
- Målgruppestyrede links og personlige bogmærker for øget relevans
- Flersproget indhold og oversættelser, der understøtter internationale organisationer
Organisatorisk fundament
Et velfungerende intranet kræver mere end blot teknologi – det kræver en stærk organisatorisk forankring. Først og fremmest skal der være ledelsesopbakning, så intranettet bliver prioriteret og forankret i virksomhedens overordnede mål og strategier. Når ledelsen går forrest, skaber det både legitimitet og engagement i resten af organisationen.
Derudover er det afgørende at have et velfungerende redaktørkorps, som løbende holder indholdet opdateret, relevant og korrekt. Disse redaktører skal ikke blot have adgang til systemet – de skal også have de rette kompetencer og værktøjer til at udføre deres arbejde. Derfor bør der være en struktureret onboarding og løbende træning, især i takt med at Microsoft løbende introducerer nye funktioner og ændringer i platformen.
Som følge af det generelt øgede fokus på cybersikkerhed og sikker anvendelse af AI, er det i dag også afgørende, at intranettet er afstemt med virksomhedens sikkerhedspolitikker og databeskyttelseskrav. Det betyder, at interessenter som IT-sikkerhedsafdelingen og virksomhedens DPO (Data Protection Officer) i stigende grad spiller en aktiv rolle i udviklingen og governance af intranettet. Deres involvering sikrer, at strukturen, adgangsmodellerne og databehandlingen på intranettet lever op til både interne og eksterne krav – og samtidig skaber et solidt fundament for at kunne udnytte AI-teknologier som Microsoft Copilot på en ansvarlig måde.
Når governance-processer, sikkerhed og redaktionelt ansvar går hånd i hånd, skaber det tillid til, at intranettet er et pålideligt og værdifuldt værktøj i medarbejdernes hverdag.
Intranetløsninger vi kan tilbyde dig
Hos PeopleNet tilbyder vi flere intranetløsninger, der kan tilpasses jeres behov:
- Intranet moduler (365Connect) – vores egenudviklede moduler til SharePoint Online
- Microsoft 365 intranet – et færdigpakket intranet leveret på 30 dage
- SharePoint intranet – vi konfigurerer et moderne intranet ud fra jeres kravspecifikation
Vi hjælper jer med alt fra behovsafklaring og design til governance og redaktøruddannelse.
Vil du vide mere om, hvordan et moderne intranet kan styrke jeres organisation? Så tag fat i mig på tlf. +45 2012 9515 eller på mail kmo@peoplenet.dk. Du kan også udfylde kontaktboksen herunder, og så hører du fra mig hurtigst muligt.
Bliv klogere på intranet
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
