Kan Teams erstatte SharePoint Online intranettet?
Microsoft Teams er de seneste 2 år blevet udbredt på rekordtid som følge af COVID-19. Mange virksomheder og organisationer har af nødvendighed begyndt anvendelsen uden en egentlig behovsanalyse og handlingsplan. Derfor sker det ofte, at placeringen af Teams i det digitale landskab er forbundet med en smule forvirring.
Herunder ser vi nærmere på, hvor Teams er i forhold til SharePoint, og om du kan bruge det som dit intranet.
Om forfatteren
Karsten er Business Solutions Advisor, og han har mere end 15 års erfaring indenfor dette område. Karsten er produktansvarlig for vores intranet løsninger og vores egenudviklede intranetmoduler, 365Connect.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
Hvor står vi nu med Teams?
Microsoft Teams er en bred platform, der er let at tage i anvendelse for brugerne. Teams har som bekendt vist sig nyttig under COVID-19 hjemsendelser. Her er der blevet delt dokumenter og kommunikeret i projekter og grupper. Samtidig styrker Teams den sociale sammenhængskraft i organisationen såvel som mellemledernes ledelse af medarbejderne.
Vi får derfor ofte spørgsmålet: “Er Teams det nye intranet?”.
Da Teams tilbyder nogle af de samme muligheder, som SharePoint Online intranettet gør, er spørgsmålet ganske relevant og helt legitimt. Det afføder et tillægsspørgsmål, som også bør besvares, nemlig: “Hvis Teams kan det samme som et SharePoint Online Intranet, hvorfor så investere i begge dele?”
Lad os dykke ned i både Teams og SharePoint Online intranettet og forhåbentlig blive klogere på begge dele.
Klide: Microsoft.com
Det kan Microsoft Teams tilbyde dig
Ifølge Microsoft er Teams en digital platform, der primært er udviklet med henblik på kommunikation og samarbejde mellem flere interessenter. Teams bliver derfor i stigende grad omdrejningspunkt for det dynamiske samarbejde, udførelse af opgaver, beslutningstagen og daglig koordinering.
På Teams kan man planlægge og afholde møder, chats, dele dokumenter i teams og generelt samarbejde virtuelt med kollegaer, samarbejdspartnere osv. Teams integrerer til Microsoft 365 tjenesterne og til interne/eksterne services såsom CRM- og ERP-systemer. På denne måde kan man sige, at Teams integrerer og samler applikationer (apps), opgaver og data, som gør det til et arbejdsredskab for brugerne.
Teams er derfor i høj grad designet til samarbejde og til at håndtere den kommunikation, der naturligt følger i forbindelse med samarbejde.
Fire fordele ved Microsoft Teams:
- God online kommunikationskanal til firstline workers
- Understøtter effektiv arbejdsdag ved at integrere apps
- Samarbejde og koordinering om dokumenter, opgaver m.m. med interne og eksterne interessenter
- Let tilgængelig på flere devices
Måske sidder du nu og tænker: ”Ja, det er rigtig nok. Men i den virksomhed jeg sidder i, har vi også anvendt Teams til at holde informationsmøder for hele organisationen, og vi har også brugt chatten til at sende praktisk information ud. Så det kan vi da godt fortsætte med?”.
Svaret er ja. Teams kan sagtens bruges til at afholde statusmøder og give korte, praktiske informationer fra en leder til den resterende del af organisationen, og det er bestemt ikke forkert at anvende Teams på denne måde. Men som tidligere nævnt er det samarbejde og samarbejds-kommunikation, som Teams bedst understøtter og dermed ikke en generel 1-til-mange virksomhedskommunikation. Det er i stedet SharePoint Online intranettets opgave.
Intranettets formål
Intranettet er skabt til at facilitere virksomhedens interne kommunikation – og dermed til at fungere som samlingspunkt på tværs af teams, afdelinger, ledere og medarbejdere. Et SharePoint intranet fordrer 1-til-mange kommunikation, information, vidensdeling, praktiske oplysninger, medarbejderhåndbøger, produktinformation, vejledning, manualer og så videre.
Fire argumenter for, hvorfor intranettet bør beholdes.
- 1-til-mange kommunikation kan etableres gnidningsfrit
- Struktureret organisering af indhold og intern vidensdeling
- Fælles samlingspunkt for hele virksomhedens
- Nem integration til den resterende del af Microsoft 365
Intranettet er udviklet til at informere og agere som samlet videns platform for alle medarbejdere i virksomheden. Så selv om man også sagtens kan kommunikere via Teams til hele organisationen, er hele vidensdelingsperspektivet et eksempel på, hvorfor intranettet ikke kan erstattes af Teams.
Det bør du gøre
SharePoint Online intranettet og Teams er begge værktøjer, som mange medarbejdere bruger i løbet af deres dag, og vores erfaring er derfor, at det ene ikke kan erstatte det andet. Flere og flere virksomheder vælger at kombinerer SharePoint intranettet og Microsoft Teams (samt Microsofts andre værktøjer) for at skabe den mest effektive og optimale arbejdsplads for medarbejderne. Intranettet kan på flere måder integreres i Teams for at styrke den samlede nytteværdi af de to platforme.
Vores anbefaling er derfor, at man i stedet kombinere brugen af begge platforme. Microsoft Teams bør anvendes til samarbejde og den omkringliggende projektspecifikke kommunikation, som naturligt affødes i forbindelse med projekter og opgaver, mens SharePoint Online intranettet bør anvendes til relevant, intern kommunikation, dokumenthåndtering og vidensdeling.
Sidder du som kommunikations- eller HR ansvarlig og skal overveje mulighederne med hensyn til Microsoft Teams og et SharePoint Online intranet eller om det skal være det ene eller det andet, er vores anbefaling, at du taler med konsulenter eller eksperter på området. Den rigtige vejledning og rådgivning kan give dig relevante perspektiver og overvejelser, du bør gøre dig, inden du tager en beslutning – og vi står gerne klar til at hjælpe dig.
Eksempler på områder hvor vi rådgiver:
- Governance planer og styring af Teams livscyklus
- Opsætning af sikkerhed, særligt ved håndtering af følsomme data og deling med eksterne
- Best practices for brug af Teams i afdelinger og projektgrupper
Så mangler du vejledningen på en eller flere af ovenstående udfordringer, eller brænder du inde med andre spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på tlf. 7021 4445 eller på mail: info@peoplenet.dk.
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
