Planlæg og strukturer din arbejdsdag mest effektivt
I en travl arbejdsdag er planlægning nøglen til at bevare overblikket, prioritere de rigtige opgaver og sikre, at man bruger sin tid og energi optimalt. God planlægning handler ikke kun om at fylde kalenderen op, men om at finde den rette balance mellem tid, energi og den værdi, man skaber.
I slutningen af februar afholdt jeg et webinar, som netop gav indsigt i, hvordan du kan planlægge og strukturere din arbejdsdag, så du er mest effektiv og udnytter din tid på den rigtige måde.
Jeg har samlet nogle af de mest essentielle pointer fra webinaret i denne blogpost, så du hurtigt kan få indblik i, hvordan du organiserer din arbejdsdag mest hensigtsmæssigt.
Om forfatteren
Jacob er ekspert og underviser på forskellige adoption forløb indenfor Microsoft 365 og AI. Med Jacobs speciale i kunstig intelligens, kan han også rådgive og udvikle løsninger til kunder.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
Skab overblik over dine arbejdsopgaver
Før du kan planlægge din dag, skal du vide, hvilke opgaver du har. Mange medarbejdere arbejder med opgaver spredt over mails, Teams-beskeder, post-its og mundtlige aftaler. Dette skaber kaos og gør det svært at holde fokus.
For at få skabt et godt overblik over dine opgaver, er det en god idé at samle dem og få skrevet dem ned. Start derfor med at:
- Saml alt ét sted: Brug digitale værktøjer som Outlook-opgaver, OneNote, Teams eller Planner til at holde styr på dine opgaver.
- Gennemgå din opgaveliste dagligt: Sæt tid af til at rydde op i dine noter og prioritere, hvad der skal gøres først.
- Undgå at huske på ting i hovedet: Vores hjerne er ikke designet til at opbevare opgavelister – skriv det ned, så du kan bruge din energi på at handle i stedet for at huske.
Eksempel: Kombiner OneNote og Outlook effektivt
Hvis du modtager en mail med en opgave, kan du gemme den direkte i OneNote eller Outlook-opgaver med en deadline. På den måde undgår du at lade den ligge som en usynlig byrde i din indbakke.
Det kan virke uoverskueligt til at starte med, men når først du får opsat dine opgaver, projekter og to-do-lister i dine værktøjer, bliver det langt lettere for dig at få skabt et overblik og herefter planlægge din arbejdsdag efter best practice.
Planlæg din arbejdsdag
Mange oplever, at planlægning er den største udfordring i en travl arbejdsdag. Vi bliver konstant afbrudt af kollegaer, der vil snakke, ting ændrer sig, og pludselig er dagen gået uden, at vi har nået det, vi ville eller havde sat os for.
En måde at gå til sin planlægning på kan afhænge af, hvor stor din virksomhed er. I en mindre virksomhed har du ofte mere fleksibilitet, men også flere ansvarsområder, som kræver, at du strukturerer din tid. I en stor virksomhed er der ofte mange møder, processer og deadlines at forholde sig til, hvilket gør det ekstra vigtigt at prioritere.
En god huskeregel, som du altid kan bruge, uanset om du arbejder i en stor eller lille/mindre virksomhed, er: Hvad SKAL i kalenderen, og hvad kan vente? Alt, der ikke skaber reel værdi, bør enten udskydes, forkortes eller fjernes helt.
Når jeg underviser i personlig produktivitet, plejer jeg at anbefale medarbejderne, at de skal inddele deres arbejdsdage i temaer eller allokere tidspunkter til bestemte typer af arbejde.
Det kunne eksempelvis være følgende inddeling:
- Mandag formiddag kl. 10.00-12.00: Strategiarbejde
- Tirsdag hele dagen: Kundemøder
- Onsdag: Forskellige typer af kreativt arbejde
- Torsdag: Opfølgning og analyse
- Fredag: Hængepartier og planlægning af den kommende uge
Du vælger helt selv, om det skal være i dage eller tidsrum, men hvis det er skrevet ind i din kalender, har du automatisk afsat tid til de forskellige dele.
Det kan også være uger, der er afsat til noget specifikt – for eksempel kender jeg mange, der bruger den sidste uge i en måned på at trække rapporter, resultater og indsamle data.
Tips og tricks til hvordan du holder fokus
At holde fokus en hel dag kan være en udfordring for de fleste. Forstyrrelser er også en af de største produktivitetsdræbere. De kan virke ubetydelige, fordi de er så små. Men hvis du tæller sammen i løbet af en arbejdsdag, hvor mange gange du er blevet forstyrret, og hvor lang tid en forstyrrelse har taget, vil du nok blive overrasket.
Små forstyrrelser kan være beskeder på Teams, opkald, kollegaer der siger hej, spørgsmål fra din sidemand osv. Når jeg laver fokuseret arbejde, plejer jeg at gøre brug af følgende metoder til at minimere forstyrrelser:
- Slå notifikationer fra på mail og chat.
- Luk læseruden i din mail, så du ikke distraheres af nye mails.
- Undgå at besvare mails fra mobilen, da de ofte er korte, ufuldstændige svar.
Anvender I Microsoft 365 i din virksomhed, og særligt Teams, kan du med fordel bruge ”Forstyr ikke”. Du kan også tydeligt markere i din kalender, hvornår du er tilgængelig.
TIP: Brug fokuserede arbejdsblokke
Du kan med fordel samle dine mindre arbejdsopgaver i 30-45 minutters sessioner og derefter tage en kort pause. Det kan være opgaver som at skrive mails, udarbejde en artikel eller gennemgå data til et møde. Denne arbejdsmetode hjælper dig med at holde fokus – og med at opretholde en høj energi hele dagen.
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
