Teams I din virksomhed

Microsoft Teams App Politik

Anvend Microsoft Teams i alle dele af din virksomhed

Skal du i gang med en implementering af Microsoft Teams til hele organisationen, kan du med fordele anvende forskellige konfigurationer af Microsoft Teams navigationsmenuen.

Microsoft Teams er ikke kun for medarbejderne på kontoret, det kan også med fordel anvendes af de medarbejdere, der ikke har fast plads foran computeren.

Derfor skal vi se på, hvordan du med fordel kan konfigurere og tilpasse Microsoft Teams til din organisation. Nærmere bestemt hvilke applikationer medarbejderne skal have adgang til gennem deres navigationsmenu i venstre side af deres Microsoft Teams platform.

Før du læser videre, er det vigtigt at forstå, hvad der menes når, der omtales Microsoft Teams eller Teams i artiklen.

Når ”Microsoft Teams” nævnes, menes der selve Appen. Det er herfra, hvor du har adgang til selve platformen, og alt hvad det indbefatter herunder chat, notifikationer, søgefelt, kalender osv.

Når ”Teams” nævnes, menes der selve menupunktet ”Teams”, herfra hvor du tilgår de Teams og kanaler, du er en del af.

Fra Teams administrationen kan du opdele konfigurationen af Microsoft Teams således, at den er tilpasset den enkelte type arbejde.

Det er ikke nødvendigt for en medarbejder at kunne tilgå filer, se Teams eller oprette møder, hvis medarbejderen står ved et produktionsbånd hele dagen. Her er det essentielt for medarbejderen at fokusere på sit arbejde, og dermed ikke blive forstyrret af de værktøjer som Microsoft Teams tilbyder. Omvendt er situationen en helt anden for den medarbejder, der sidder ved computeren en hel dag - i dette tilfælde  er det nødvendigt at kunne tilgå møder, arbejde med filer og tilgå arbejdsrummet som Teams tilbyder.

Ved at tilpasse konfigurationen af Microsoft Teams efter den type arbejde medarbejderen laver, kan du strømline arbejdet for den enkelte medarbejder. Når man gør det, effektiviseres arbejdet for medarbejderen. Derudover gør du det nemt for medarbejderen at anvende Teams. På den måde undgå du de største barrierer, som en implementering af Teams vil medføre.

Implementeringen

For at skabe en succesfuld implementering, er der nogle trin, der skal gennemføres først. De tre trin sætter fokus på, at skal du skabe overblik over dine medarbejdergrupper, derefter kommunikere den forekommende ændring, og til sidst skal implementering ske.

Første trin

Det første du skal gøre er at skabe overblik over hvilke medarbejdergrupper, du har. Derefter skal du undersøge, hvilke værktøjer de har brug for I Microsoft Teams. En måde at gøre dette på, hvis du er i tvivl, er at udtage et udsnit af medarbejdere fra din organisation og afholde en workshop med dem. Her kan I,  samarbejde om at kortlægge deres behov. Denne workshop skaber samtidig en god proces, hvori medarbejderne inddrages i implementeringen af Microsoft Teams, hvilket kan medføre lavere barrierer mod implementeringen.

Ved workshoppen er det vigtigt at besvare:

  • Hvilke medarbejdergrupper er der i organisationen?
  • Hvilke værktøjer skal medarbejderne primært anvende i deres dagligdag?
  • Hvilke forventninger har medarbejderne til Microsoft Teams?

Besvarer man ovenstående, har man skabt et større overblik over organisationens medarbejdergrupper og arbejdsmetoder. Dermed kan man i højere grad sikre, at konfigurere Teams til de enkelte medarbejdergrupper sker med den bedste forudsætning for succes.

Andet trin

Dette trin omhandler informering af medarbejderne. For at skabe forudsætninger for en god forståelse, kan man med fordel differentiere sin kommunikation baseret på de enkelte grupper. Eksempelvis er det ikke nødvendigt at informere produktionsmedarbejderen om de værktøjer, kontormedarbejderen har og omvendt. Gør man dette, risikerer man mere forvirring, end hvad der er nødvendigt. I den information man giver, bør man som minimum inkludere:

  • Hvornår ændringen sker.
  • Hvilken betydning det får for medarbejderen.
  • Hvordan medarbejderen skal agere.
  • Hvilke værktøjer medarbejderen får.
  • Hvor medarbejderen kan få hjælp.
Tredje trin

Det sidste trin man som minimum skal have med, i en forestående Microsoft Teams konfiguration, er selve implementeringen. For at skræddersy opsætningen baseret på medarbejdergrupper, skal man tilgå Microsoft Teams Administrationen. Herfra skal man tilgå Teams apps -> Setup policies. Herfra oprettes de forskellige politikker, baseret på de medarbejdergrupper man vil dele sin organisation op i. På hver politik vælger man hvilke applikationer, grupperingen skal have adgang til.

Som standard har Microsoft opsat to eksisterende politikker ”FirstLineWorker” og ”Global”. De kan anvendes, hvis det passer til jeres organisation, eller man kan som nævnt oprette sine egne. Her kan det være nødvendigt at tage informationerne fra første trin med, så man kan vælge de rigtige applikationer til sine medarbejdere.

Eksempler på politikker der kan oprettes baseret på medarbejdergrupper:

  • Produktionsmedarbejderen: Her kan man med fordel holde det simpelt, da det primære arbejde ofte ikke udføres foran computeren. De vil ofte kun anvende Microsoft Teams fra deres telefon og skal bruge den til direkte kommunikation og overblik over arbejdstid. Apps der kan inkluderes i denne politik: Vagter, Chat, Opkald.
  • Projektleder/Medarbejder: Denne type medarbejder har en bred arbejdsprofil og skal have adgang til filer, kommunikation og eksempelvis Teams for at kunne udføre sit arbejde. Medarbejderen skal ofte have overblik over det nuværende projekt eller ligefrem lede det måske. Apps der kan inkluderes i denne politik: Aktivitet, Chat, Teams, Kalender, Opkald, Planner. Et andet bud på et projektstyringsværktøj kunne være tredjeparts applikationen Asana, hvis jeres virksomhed foretrækker denne.
  • HR Medarbejderen: Denne type medarbejder har ligeledes en bred arbejdsprofil. HR medarbejderen skal dog have seperate arbejdsrum og anvender derfor eksempelvis ofte OneDrive. Derudover anvender og deler HR medarbejderen noter i OneNote med sit Team. Eksempler på apps der kan inkluderes i denne politik: Aktivitet, Chat, Teams, Kalender, Filer, OneNote.

De apps du placerer i brugernes navigationsmenu, behøver ikke nødvendigvis være Microsofts egne - du kan sagtens installere dine egne apps. Så mulighederne er mange, for at tilpasse brugernes oplevelse og anvendelse af Microsoft Teams.

At opsætte Microsoft Teams med udgangspunkt i medarbejdergrupper sikrer, at alle i organisationen anvender Microsoft Teams til præcis det de skal, uden at de bliver forstyrret af unødvendige apps og funktioner. Som et ekstra led kan du oprette deciderede politik-pakker, der er skræddersyet til detaljen på de andre politikker, der skal gøres sig gældende for den pågældende medarbejdergruppe.

Er du interesseret, kan du læse mere om policypackages her.

Ønsker du at lære mere om, hvordan du sætter App-politiker i praksis, kan du downloade vores korte og effektive guide lige her: 
 
Download Teams App Administrations guide her!
Se alle Teams kurser her!

Seneste Teams posts


chats i MIcrosoft Teams

Mangler du et Teams Administrator kursus?
– Tilmeld dig her!


Teams Administrator kursus

Teams kurser