Sund & Bælt fik nyt SharePoint Online intranet på 30 dage

Valget af standard funktioner i SharePoint Online gjorde det muligt at bygge bro mellem selskaberne i Sund & Bælt koncernen på blot 30 dage. Udgangspunktet i SharePoint Online og dets standard funktioner er i tråd med Sund & Bælts generelle strategi i retning af øget brug af Microsoft Cloud og en konsolidering af systemer. 

"I dag har alle medarbejdere, uanset hvor de befinder sig – både organisatorisk og fysisk – nu adgang til de præcis samme systemer, retningslinjer, nyheder og andre informationer, som kan gøre hverdagen lettere og bidrage til en samlet forståelse af forretningen.”
- Lene Gebauer Thomsen, Chef for Koncernkommunikation hos Sund & Bælt.

Sund & Bælt er en teknologidrevet infrastrukturvirksomhed, som ejer og driver forbindelserne over Storebælt og Øresund, og om nogle år også forbindelsen over Femern Bælt til Tyskland. Koncernen har mere end 20 års erfaring og viden om finansiering, anlæg, drift og udvikling af brugerbetalt infrastrukturanlæg. Sund & Bælt driver ligeså automatiske betalingsløsninger med Bizz og nummerplade, som blandt andet benyttes i Storebælts betalingsanlæg. Nummerpladeteknologien bruges også til kontrol af miljøzoner i Danmarks største byer.

I forbindelse med en ny organisationsstruktur var der et ønske om at samle hele koncernens interne kommunikation på en enkelt platform og dermed også styrke informationsdeling på tværs af selskaberne. Der var behov for en konsolideret platform, som understøttede en fælles kultur og identitet i den samlede koncern.

Sund & Bælts altafgørende krav var, at løsningen skulle være klar til at blive lanceret med nyoprettet indhold på 30 dage til den 1. november 2021.

Men hvordan kan det lade sig gøre?

I de seneste år har Microsoft investeret kraftigt i udviklingen af SharePoint Online, hvilket medfører, at der kan konfigureres effektive og moderne intranet udelukkende ved brug af standard funktioner. Derfor ender mange af PeopleNets intranetløsninger med at bestå af 85-90% standard funktioner kombineret med 3.parts produkter eller specialtilpasning.

Denne tilgang valgte Sund & Bælt også, så løsningen i store træk kom til at bestå af standard SharePoint funktioner suppleret med to moduler fra PeopleNets eget ”365Connect” intranetkoncept. Sund & Bælts behov for at vise kantinemenu og mærkedage (fødselsdage, jubilæer og nyansatte) kan ikke løses elegant med standard funktioner, hvorfor de valgte vores 2 standardmoduler, der visuelt smelter naturligt sammen med resten af SharePoint Online. Tilgangen til løsningen var udslagsgivende for, at det var muligt at implementere et nyt intranet på kun 30 dage.

Med udgangspunkt i Sund & Bælts udfordringer og overordnede krav til løsningen konfigurerede PeopleNets konsulenter på få dage en prototype på en løsning, som blev godkendt af ledelsen.

Som følge af den korte tidshorisont arbejdede vi under mottoet: ”Vi bygger skibet, mens vi sejler”. Det var centralt for succesen, at vi sammen fik samlet alle interessenter i et fælles team, og herunder fik involveret ledelsen for en tidlig godkendelse af en prototype.

Behov for funktioner blevet afklaret på tværs af selskaber og redaktører, som tidligt blev inddraget med henblik på kursus i oprettelse af indhold. Det fælles team, på i alt 10 personer fra både PeopleNet og Sund & Bælt, fik på kort tid koordineret alle aktiviteter, beslutninger og del-accepter i et ægte agilt forløb. SharePoint platformen egner sig godt til den agile metode, fordi vi hurtigt kan konfigurere og afprøve forskellige ideer og forslag ud fra kundens behov.
For alle elementer i løsningen sikrede vi, at løsningsarkitekturen giver mulighed for at videreudvikle og tilføje funktioner eller områder i senere versioner.

”Den helt og aldeles altafgørende faktor for, at vi kunne oprette et nyt intranet på 30 dage, var, at vi fra start var meget klare i vores behov og krav til hvad intranettet skulle kunne. Kombineret med en kæmpe indsats og fleksibilitet fra PeopleNet’s side, kom vi sikkert i mål”, udtaler Lene Gebauer Thomsen, som til daglig er Chef for Koncernkommunikation hos Sund & Bælt.

Fordi Microsoft 365 og SharePoint Online konstant får tilføjet nye funktioner, og fordi kundens bruger- og forretningsbehov udvikler sig løbende, er det naturligt at etablere en proces og metode, der sikrer, at løsningen udvikler sig tilsvarende. Derfor oprettede vi en fælles back-log og planlagde periodiske statusmøder med henblik på at give Sund & Bælt en løbende rådgivning om konkrete forbedringsmuligheder.

Kort efter lanceringen gik vi i gang med en række mindre forbedringer, herunder anvendelse af tagging på nyheder, afklaring af en fælles telefonbog for alle brugere samt aktivering af Microsoft Clarity, som kan bruges til at analysere brugernes adfærd på intranettet.

Dette er gode eksempler på PeopleNets mantra ”Tænk stort, start småt”. Det er nemlig vores erfaring, at intranettet i dag i sin første version ofte starter med de mest grundlæggende funktioner, og at der løbende – i tæt samarbejde med leverandøren - sker en dynamisk revurdering af struktur, design, funktioner og indhold.

Afslutningsvis udtaler Lene Gebauer Thomsen følgende: ”Hurtig respons, god support og formidling. Helt generelt har det været en følelse af at blive taget i hånden gennem hele processen.”