Arbejdsgivere der sidder foran hver sin computer skærm og arbejder

Nyt facility management system til håndtering af bookninger

Tilmeld nyhedsbrev

Følg med i vores nyheder, events og webinarer.

Udgivet den: 28. september 2023
Opdateret den: 28. september 2023

En serviceafdeling i en stor dansk organisation ønskede et nyt facility system til reservationer og håndtering af interne bookninger med en forbedret brugergrænseflade. 
 
I samarbejde med kunden udviklede vi et digitalt, moderne system med en intuitiv brugergrænseflade, som både understøttede og effektiviserede medarbejdernes arbejde, og som samtidig lettede arbejdsbyrden for serviceafdelingen.

Krav om bedre booking flow, rollefordeling og sikkerhed

Kravene til løsningen, var derfor at bookingsflowet skulle kører problemfrit og at det skulle være nemt, at få overblik over de bestillinger, der var lavet. Desuden skulle systemet kunne identificere brugerne og tildele brugerne en rolle med specifikke rettigheder.

Med mere end ½ million bookninger om året, var den generelle sikkerhed også en stor prioritet.

Intuitiv og overskuelig brugergrænseflade tilgodeser alle parter

Med ovenstående krav, udviklede vores konsulenter en intuitiv brugergrænseflade med en kronologisk kalenderoversigt med år/dato osv. samt alle de forskellige faciliteter som kan bookes. Fremadrettet kan alle brugere (medarbejdere) med adgang til systemet oprette en reservation med flere forskellige bookninger, herunder mødelokaler, overnatning og forplejning på tværs af flere lokationer. Ved større reservationer indgår der en godkendelsesprocedure.  

Udover brugergrænsefladen til medarbejderne, udviklede vi også den bagvedliggende administration og arkitektur i systemet. Medarbejderne i servicecenteret i den pågældende administration kan dermed fremadrettet oprette mødelokaler, sovepladser og generelt opdatere samt vedligeholde faciliteternes reservationsmuligheder.

I forhold til ændringer af reservationer tæt på afholdelse, bliver der automatisk sendt en mail til servicecenteret eller kantinen, som kan godkende før eventuelle ændringer træder i kraft. Derudover kan systemet også tage højde for mere komplicerede ændringer, som f.eks. priser på maden i kantinen.

For at holde styr på compliance og sikkerhed, blev der oprettet forskellige roller med dertilhørende rettigheder, som serviceafdelingen kunne tildele medarbejderne alt efter deres arbejdsområde og behov.

Processen for udviklingen af løsningen har foregået meget agilt. Med ugentlige møder mellem os og kunden, har kunden været en stor del af processen og har dermed løbende kunne komme med feedback, forbedringer og ønsker til løsningen.

Fejlreduktion og produktivitetsgevinst

Med den nye løsning er det nu nemmere, hurtigere og mere effektivt for medarbejderne at reservere de faciliteter, som de skal bruge, og antallet af fejlbookninger og reservationsproblemer mindskes.

For serviceafdelingen betyder det, at antallet af hændelser og dermed belastningen falder. Det nye system har dermed frigivet tid i serviceafdelingen til mere værdiskabende opgaver.

Med eget ejerskab over løsningen, har kunden nu også samtidig mulighed for selv at udvikle videre på løsningen.

Løsningen er bygget i React og .NET og har taget ca. 3 måneder at udvikle.

Brug for mere information?

Så ta' fat i Claus eller en af vores andre flinke medarbejdere.

Medarbejderbillede af Claus Friis Pedersen, CEO hos PeopleNet.

Claus Friis Pedersen

Partner og CEO