FEM AFGØRENDE FAKTORER FOR SUCCESFULD IMPLEMENTERING AF OFFICE 365

Fem afgørende faktorer for succesfuld implementering af Office 365

Implementering og ibrugtagning af Office 365 er for mange virksomheder en stor del af den digitale transformation. Det kan være en relativt stor udfordring, idet øvelsen både indebærer accept og udbredelse af kendskabet til Office 365, ligesom det indebærer nye måder at arbejde på.

Change Manager og User Adoption Specialist hos PeopleNet A/S, Emilie Hansen, giver her 5 praktiske råd til, hvordan virksomheder kan få succes med implementering og ibrugtagning af Office 365.

Kommunikér hensigt og udbytte på en klar og simpel måde

Lav en klar business case. Det er enormt afgørende, at både ledelse og medarbejderne kan se og forstå gevinsten ved at anvende Office 365. Derfor er det tilsvarende vigtigt, at virksomheden gør meget ud af at synliggøre dels de strategiske forretningsmæssige og dels de mere håndgribelige og individuelle fordele ved Office 365, som medarbejderne kan få ud af at anvende programmerne. Med andre ord, skal formål og udbytte tydeliggøres på en klar og simpel måde, så både ledelse og medarbejdere kan se fordelen ved implementeringen af Office 365.

Denne øvelse vil typisk udmunde sig i en prioriteret implementeringsplan, som fokuserer på de værktøjer og tjenester, der skaber størst værdi og nemmest kan implementeres.

Udvælg og planlæg adoptionaktiviteter

Ibrugtagning sker ikke af sig selv, selvom de fleste tjenester kan tilgås med det samme. Som med alt andet nyt, så kræver det træning og tilvænning at tage nye teknologier, systemer og metoder i brug. Lav derfor en klar plan med specifikke aktiviteter, der fremmer ibrugtagningen af Office 365 tjenesterne. Hertil er der imidlertid mange fremgangsmåder, så her er forslag til en række aktiviteter, som både kan kombineres og/eller stå alene.

  1. Hold frokostmøder, hvor medarbejdere kan dele ud af nyttige erfaringer, frustrationer og behov. Jeres medarbejdere er eksperter på dette område – udnyt det og beløn med f.eks. pizzaer eller en frokost ud over det sædvanlige.
  2. Lav en mailkampagne med top tips, der skaber øjeblikkelig værdi. Prøv at undgå at tale i tjenester og funktioner, og i stedet i scenarier og roller. Ville du ikke selv hellere læse top 5 tips til simplere dokumenthåndtering end top 5 tips i OneDrive?
  3. Rekruttér nøglepersoner i virksomheden, som kan hjælpe dig med at udbrede budskabet og tilbyde teknisk know-how. Anerkend deres indsats f.eks. ved morgenmøder eller på jeres infoskærme, eller eventuelt med klistermærker på deres profilbilleder.
  4. Lav en Office 365-supportbod i kantinen, så medarbejderne kan få svar på dén lille ting, der nager dem og som måske står i vejen for deres generelle tilfredshed.

Start småt og udvid senere

Det vil ofte være en fordel at starte med en test-/pilotgruppe, som kan danne baggrund for det endelige implementeringsforløb. På denne måde vil det skalerede implementeringsforløb være gennemtestet og medarbejderne i testgruppen kan ligeledes agere ambassadører for de øvrige medarbejdere. Dette kan også skabe større accept og tillid til de nye tjenester og arbejdsmetode.

”Intet værktøj er mere effektivt end dén, der anvender det, og derfor er det den oplevede værdi samt engagementet blandt brugerne, det hele handler om”

Office 365 videnspartner og -kultur

Office 365 er dynamisk og foranderlig, hvorfor det er afgørende at holde sig opdateret på den udvikling der er i og med Office 365. Her kan det være afgørende at alliere sig med en Office 365-videnspartner såsom PeopleNet, som kan sikre implementering af de nødvendige tiltag i takt med udviklingen. Tilsvarende, er det vigtigt at få brugerne med helt fra start, når der er opdateringer og nyheder i Office 365. Her kan en løbende tværfaglig ambassadørindsats skabe stor værdi og være med til at sikre, at i altid arbejder med de nyeste og mest innovative løsninger.

Analyse- og evalueringsplan

Ingen plan uden løbende analyse og evaluering. Sørg for at have klare mål og succeskriterier, samt en plan for hvordan I kan evaluere effekten af tiltagene. Dette er afgørende for at minimere fejlprocesser og -tiltag og dermed også for at sikre en succesfuld implementering af Office 365 tjenesterne.

Du kan læse mere om PeopleNets Office 365 Adoption-løsninger her.


Seneste Office 365 posts


Lad os hjælpe Jer i mål med ibrugtagning og implementering af Office 365

PeopleNet er Danmarks førende udbyder af Office 365-services og -ydelser, som sikrer jeres virksomhed en succesfuld lancering og ibrugtagning. Vores services dækker alle kompleksitetsgrader inden for Office 365 og sikrer, at I får det optimale ud af jeres Office 365-investering.

LÆS MERE OM OFFICE 365 ADOPTION HER
KONTAKT OS DIREKTE PÅ +45 70214445

Office 365 kurser

Kontakt en ekspert direkte

Emilie Hansen

Change Manager
og User Adoption Specialist

Kontaktoplysninger

LÆS MERE OM EMILIE HANSEN HER