SharePoint Workflow

SharePoint Workflow

Standard foruddefinerede workflows i SharePoint

De foruddefinerede Workflows, som SharePoint 2016 giver adgang til, er alle baseret på SharePoint 2010 platformen: 

  • Approval: Sender et dokument til godkendelse. Den,der opretter workflowet, specificerer en liste med godkendere, der alle kan godkende eller afvise dokumentet, omdirigere eller efterspørge ændringer til dokumentet.  
  • CollectFeedback: Sender et dokument til gennemlæsning. Deltagerne kan give feedback, som bliver samlet og sendt til dokumentejeren, når workflowet er afsluttet. Modsat Approval, der tildeler opgaver til deltagere serielt, tildeler Collect Feedback opgaverne parallelt, samt tillader feedback at komme tilbage i vilkårlig rækkefølge. 
  • CollectSignatures: Sender et Office-dokument rundt for at indsamle nødvendige signaturer. Dette workflow kan kun startes indefra et Office- 
  • Disposition Approval: Tillader deltagerne at bestemme, hvorvidt de vil beholde eller slette dokumenter, der er udløbet. Bruges typisksammen med Policies. 
  • Translation Management Workflow: Hvis Site Variations bruges (gennemgås ikke på dette kursus) vil dette Workflow tildele oversættelsesopgaver til de involverede oversættere ogspore udviklingen i opgaverne. 

Tænd for Workflows 

Det første du skal gøre er at aktivere Workflow featuren, hvis det ikke allerede er gjort:  

  1. Klik på Settings på Site Collection niveau. 
  2. Under Site Collection Administration, klikker du på Site Collection Features. 
  3. Aktiver Publishing Approval Workflow, SharePoint 2007 Workflows & Workflows:  


Opret et workflow 

Gå til den liste eller bibliotek, hvor du ønsker at oprette et workflow: 

  1. Klik på LIBRARY-fanen og vælg Workflow Settings. 
  2. I dropdown-menuen har du flere valgmuligheder til at oprette et workflow: 
    • Add a Workflow – Giver mulighed for at vælge et standard Workflow. 
    • Create a Workflow in SharePoint Designer – Åbner et tomt Workflow i SharePoint Designer, og giver mulighed for at bygge et mere avanceret workflow. 
    • Create Reusable workflow in SharePoint Designer – dette workflow kan også bruges i andre lister og biblioteker. 

  3. Vælg Add a Workflow. 
  4. I Workflow-listen kan du vælge mellem foreskellige standard workflows. I dette eksempel anvendes skabelonen Approval:

  5. Angiv et navn til Workflowet i Name-feltet. 
  6. I Task List-listen kan du tilknytte Workflowet til en eksisterende eller ny opgaveliste. Vælg en eksisterende opgave. 
  7. I History List - listen kan du ligeledes tilknytte Workflowet en eksisterende eller ny historikliste. Vælg eksisterende historikliste. 
    • Task list kan du finde under Site Content, men History list er noget sværere at finde, da den er skjult. Det er dog muligt at tilgå den med denne sti: http://[servername]/[sitename]/lists/Workflow%20History 
  8.  Start option vælger du hvordan du vil have at Workflowet skal starte. 
  9. Klik på Next-knappen og udfyld næste trin:

  10. I Approvers tilføjer du de personer, som skal godkende dokumenter i Assign to-feltet, og i Order-feltet angiver du hvordan Workflowet skal køre: 
    • Vælger du One at a timevil Workflowet blive sendt rundt i den rækkefølge som personerne er angivet i Assign to-feltet, og workflowet vil ikke blive sendt videre før personen har taget aktion. 
    • Ved All at oncevil workflowet blive sendt ud til alle personerne på en gan 

11.Du har mulighed for at tilføje flere trin ved at klikke på Add a new Stage, på den måde kan du tildele opgaver til flere personer i forskellig stadiger. 

12.Skriv en besked til godkenderne i Request-feltet. 

13.I Duration Per Task-feltet kan du angive hvor lang tid der skal gå, før en opgave forfalder. 

14.I Duration Unit-feltet vælger du en tidsenhed (Dage, uger, måneder). 

15.Du kan tilføj personer, som skal informeres, når workflowet starter og slutter, ved at tilføje dem i CC-feltet. 

16.Klik på Save-knappen og workflowet er oprettet.  

Start Workflow i en liste/bibliotek 

Du starter et workflow manuelt, på følgende måde: 

  1. Klik på de tre prikker ud for det ønskede dokument, og klik på de tre prikker. 
  2. Vælg Workflows i dropdown menuen: 

    På Start a New Workflow-siden kan du nu se hvilke workflows, der er tilgengængelige, samt status for eventuelle igangværende workflows: 

  3. Vælg det workflow, der skal startes. 

    Om nødvendigt, vil du måske få behov for at udfylde et skema med de informationer, der kræves af Workflowet for, at det kan fungere. Afhængigt af hvordan, Workflowet er designet, vil du have mulighed for at optimere Workflowet yderligere, når du opretter det i et dokument eller element. Dette gøres ved at tilpasse valgmuligheder såsom ‘deltagere’ og opgaveinstruktioner.

Afslutte Workflow-opgaver  

Ethvert Workflow forløb, som kræver personinteraktion, er vist som en Workflowopgave. Når et Workflow tildeler en opgave til en person, kan personen enten afslutte den opgave eller (afhængig af Workflow-typen) kræve ændringer i Workflowet ved at redigere i Workflowets opgaveform. Når en deltager i Workflowet afslutter en opgave, vil serveren flytte Workflowet til det næste trin i processen.  

Spore status på Workflowet 

Workflowadministratorer og deltagere kan følge processen i Workflowet ved at tjekke statussiden, som ligger i forbindelse med Workflowet. Statussiden indeholder status information angående opgaverne i Workflowet. Den indeholder også historie, der er relevant for Workflowet. 

Med klik på statussen (her kolonnen »Til godkendelse«) In Progress: 
 

vises statussiden: 
 

Efter godkendelse af workflowet er statussen Approved: 


 

Se alle vores SharePoint kurser
Se også guide i SharePoint Designer

Seneste SharePoint posts


SharePoint workflowSe alle vores SharePoint kurser

SharePoint kurser