SharePoint Designer

SharePoint Designer

Hvad er SharePoint Designer 2016?

SharePoint Designer 2016 (SPD) anvendes i stor udstrækning til vedligeholdelse af SharePoint Sites, herunder opbygning af Workflows, designændringer, backup og udtræk af statistik. SharePoint Designer er i sin nuværende implementering bedst egnet og hovedsagelig brugt til oprettelse af brugertilpassede workflow. 

SharePoint workflow

Nogle af fordelene ved at bygge Workflows i SharePoint Designer ifølge standard Workflows er: 

  • Initiation – Der er mulighed for at få input fra den, som starter Workflowet. 
  • Conditions – Der kan udføres tests på input og data. 
  • Branching – Workflowet kan forgrenes afhængigt af de opstillede Conditions. 
  • Actions – Der er mulighed for at vælge mange forskellige Actions f.eks. e-mail, To-Do, Udsættelse og datamanipulation. 
  • Derudover indeholder Sharepoint Designer 2016 nye funktionaliteter, som er beregnet på Workflow Manager. 
  • Ved hjælp af Visio 2016 add-in er det muligt at bygge workflows rent visuelt. 
  • Nye måder at bygge opgaver og starte opgave processer. 
  • Start et workflow, som er bygget på SharePoint 2010 Workflow-platformen, fra et workflow som er bygget på SharePoint 2016 Workflow-platformen. 
  • Nye workflow-moduler som Stage, Loop og App Step. 

Opbygning af SharePoint Designer workflow

Når du åbner SharePoint Designer, skal du kopiere sites URL, før du har adgang til workflow-værktøjerne; marker den del af URL’en som alene angår sitet, for eksempel subsitet IT: 

http://s8/sites/firmanavn/it/ 

(hele URLhttp://s8/sites/firmanavn/it/_layouts/15/start.aspx#/) 

Herefter vil sitet blive indlæst i SharePoint Designer. Du vil efter en vis tid blive mødt af en åbningsside, hvor du blandt andet kan ændre navn på sitet, ændre forsiden eller oprette nye subsites. Du skal imidlertid fokusere helt og holdent på det site object i venstre side af vinduet, der hedder Workflow. Klik nu på dette, og du vil få adgang til SharePoint Designers workflow-værktøjer: 

I SharePoint Designer 2016 kan du vælge mellem to forskellige workflowmodeller: 2010 Workflow og 2016 Workflow. Den sidste type er langt mere avanceret en det første; i 2016 Workflow kan du for eksempel starte andre workflow, du kan skabe såkaldte loops, og du kan arbejde med såkaldte Stages, som bedst kan sammenlignes med labels i mere klassisk programmering. En ekstra feature i 2016 Workflow er det meget høje niveau af integration til Microsoft Visio, som i modsætning til 2010-versionen gør det muligt visuelt at opbygge workflowet som et flow chart. 

I nedenstående skærmbilleder ses to næsten identiske list workflows i henholdsvis 2010 og 2016 modus. 2016-modus gør det muligt at skifte mellem en tekstbaseret og et visuel visning, hvis du har fået installeret Visio. 

Workflow i 2010-modus: 

Workflov i 2016-modus i Text based Designer: 

Samme workflow i Visual Designer:

Du kan altså arbejde i to modi i 2016 workflow-tilstanden; du kan skifte mellem de to tilstande – Visual Designer og Text based Designer – ved hjælp af knappen Views. 

Her kan du i princippet oprette tre forskellige typer workflow: 

  • Liste workflow, dvs. workflow, der kun virker på det samme bibliotek eller på den samme liste 
  • Reusable workflow, som kan bruges på flere forskellige biblioteker eller lister; forudsætningen for at dette kan lade sig gøre, er anvendelsen af content types 
  • Site workflows er generelle workflow som kan anvendes mere alment uden tilknytning til lister eller biblioteker 

I det følgende ser vi nærmere på liste workflow

SharePoint 2016 understøtter både workflow-modellen for SharePoint 2010 og 2016. SharePoint 2016-modellen er at foretrække; den rummer langt mere avancerede funktioner som f.eks. loops samt mange flere actions; det betyder, at du kan lave langt bedre workflows.

Site object’et Workflow hvorfra de tre forskellige workflows (list, reusable og site workflow) kan oprettes:

Oprettelse og publicering af list workflow 

Du opretter et workflow sådan: 

  1. Klik på List Workflow og vælg det bibliotek eller den liste, du vil knytte workflow’et til 
  2. Navngiv workflow’et; det kan anbefales at levere en fyldig beskrivelse, idet det hurtigt kan vise sig næsten umuligt at huske nogle af de overvejelser, du havde, da du oprindeligt oprettede workflow’et; bemærk, at workflow’et er af typen SharePoint 2016 workflow 
  3. Nu kan du trække Conditions (If’er), Actions (funktioner med variable parametre), Stages (programstumper man kan navigere mellem v.h.a. Goto-udtryk), Steps (endnu mindre programstumper uden navigationsmuligheder) og Loops (gennemløb) 
  4. Vælg Check for Errors, Save og Publish før workflow’et kan anvendes fra den browserbaserede brugerflade 

Opretelse af workflow med navngivning og beskrivelse, samt valg af platformstype:

     

Valg af den liste eller det bibliotek workflow’et skal virke på:

Komponenter i et SharePoint Designer workflow 

Et workflow kan bestå af flere forskellige komponenter. Dem, du sandsynligvis vil støde på hyppigst, er Actions; der findes 37 actions, som spænder over operationer til at:  

  • starte andre workflows og handlinger (Coordinate Actions) 
  • forskellige hovedhandlinger (Core Actions), som spændende fra at sætte et workflow på pause over at tilføje værdi til en variabel til noget så konkret som at sende en e-mail 
  • mere gængse liste-handlinger (List Actions) til at slette, kopiere eller ændre kolonneværdier 
  • knytte til Task-listen (Task Actions 
  • til handlinger til håndtering af isæt tekststrenge (Utility Actions) 

 

Hver af disse Actions vil typisk skulle forsynes med forskellige parametre; det kan være navnet på den bruger, der har oprettet et emne i en liste eller et dokument eller beregning indholdet af en variabel. 

Conditions svarer til if’er i traditionel programmering; her vil du sandsynligvis ende med ofte at bruge den første conditionIf any value equals valuedertil kan du bruge en hel serie af mere konkrete betingelser fx Created in a specific date spandvs en betingelse som undersøger om et emne på en liste eller dokumenterne befinder sig inden for et givent datomellemrum. 

2016 modus kan du endvidere arbejde med løkker eller Loop og Step; dvs. gennemløb og en form for navngivne sektioner. 


Har du brug for konsulenthjælp til SharePoint Designer? – SKRIV TIL OS HER

Seneste SharePoint posts



SharePoint Workflow Metoder 

Der findes forskellige metoder til at oprette Workflows i 2016: 

  • Standard workflows, som er en del af SharePoint 2016. 
  • SharePoint Designer 2016. Disse Workflows kan benyttes i specifikke lister eller biblioteker. 
  • Microsoft Visual Studio 2016.  Her skal der udvikling indover, da disse Workflows indeholder specielle koder og Workflow-aktiviter. 
  • InfoPath 2016 kan bruges til at tilrette formularen, som workflowet bruger til at interagere med brugerne. 

Metodevalget afhænger af flere overvejelser, for eksempel hvor mange lister/biblioteker skal bruge Workflowet, hvor kringlet er Workflowet osv. 


SharePoint kurser