SharePoint Alerts udgår – Sådan forbereder du din organisation
Mange organisationer har i årevis brugt SharePoints ‘Giv mig besked ’-funktion til at holde styr på ændringer i dokumenter, lister og biblioteker. Det har været en enkel og pålidelig måde at få besked, når der var nyt eller noget ændrede sig. Den tid er desværre ved at være slut.
Microsoft har meldt ud, at SharePoint alerts udfases som en del af moderniseringen af Microsoft 365. Det betyder, at eksisterende notifikationsflows skal gentænkes, og at organisationer allerede nu bør planlægge overgangen til nye løsninger.
I denne artikel får du et overblik over situationen, hvilken betydning det får for organisationen samt hvilke alternativer der kan erstatte SharePoint alerts.
Om forfatteren
Julie har arbejdet med markedsføring af vores konsulentydelser i mere end 6 år. Hun har et stort kendskab til vores projekter, services og ydelser.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
Tidsplanen for udfasning af SharePoint Alerts
Microsoft udfaser SharePoint alerts gradvist frem mod sommeren 2026, og processen er allerede startet tilbage i 2025. Siden juli har nye Microsoft 365 tenants ikke haft mulighed for at oprette nye SharePoint Alerts.
Fra januar 2026 blokeres oprettelse af nye SharePoint Alerts for alle tenants – også eksisterende. Herefter handler det udelukkende om at holde liv i de alerts, man stadig har behov for, indtil næste fase.
I juli 2026 lukker Microsoft endeligt for SharePoint Alerts. På det tidspunkt kan eksisterende alerts ikke længere forlænges og vil stoppe med at fungere.
Microsofts anbefaling er, at organisationer bør bruge den kommende periode til at planlægge og gennemføre en overgang til moderne alternativer.
Hvilken betydning har udfasningen for mig og min organisation?
For mange organisationer er SharePoint Alerts en integreret del af hverdagen. De bruges til at overvåge kontrakter, projektdokumenter, sagslister og samarbejdsrum.
Når funktionen forsvinder, risikerer man i værste fald at miste vigtige notifikationer, som giver konsekvenser for arbejdsgange og overholdelse af interne procedurer. Derfor er det vigtigt at tage ændringen alvorligt og kommunikere den tydeligt til både brugere og supportfunktioner.
Microsoft vil løbende informere slutbrugere via bannere og e-mails, men det erstatter ikke intern forberedelse. Et eksempel på en bannernotifikation kan ses med rød herunder.
IT-afdelingen bør opdatere vejledninger og træningsmateriale, mens helpdesk skal være klar til at besvare spørgsmål og guide brugere over på nye løsninger.
Samtidig bør man identificere, hvor i organisationen SharePoint Alerts anvendes mest, og hvilke forretningsprocesser der afhænger af dem. Det giver et solidt grundlag for at prioritere migreringen.
Set i et større perspektiv er udfasningen også en mulighed. De nye værktøjer tilbyder langt mere fleksible og intelligente notifikationer end de klassiske SharePoint Alerts, hvis man griber overgangen rigtigt an.
Erstatningen findes i Power Automate og SharePoint Rules
Microsoft anbefaler, at SharePoint Alerts erstattes af moderne notifikationsløsninger baseret på Power Automate eller SharePoint Rules. Særligt Power Automate giver mulighed for at bygge mere avancerede flows, hvor notifikationer kan kombineres med andre handlinger. Det kan for eksempel være godkendelser, opdateringer eller integrationer til Teams og Outlook.
Spørg man Senior Microsoft 365 konsulent, Charlotte Green, er hendes anbefaling, at man kigger mod automatisering med Rules i lister og dokumentbiblioteker.
”Mulighederne med rules er anderledes end ´giv mig besked’, men funktionen er meget ligetil at anvende for slutbrugere, der ikke er power users[CG1] og opretter flows i Power Platformen. Med rules kan vi nemmere tilpasse hvad vi ønsker besked om, f.eks. når status for et dokument skifter til godkendt, eller hvis jeg bliver sat som ejer på en præsentation.”
Vælger man at bruge Rules, skal man være opmærksom på, at det kun fungerer på lister og dokumentbiblioteker, og ikke på site pages og nyheder. Regler opsættes pr. bruger og en bruger kan oprette 15 regler pr. bibliotek/liste.
Hvis rules ikke kan opfylde brugernes behov for beskeder, er det altid muligt at prøve at oprette et Flow. Microsoft stiller færdige skabeloner til rådighed i Power Platformen, som dækker de mest almindelige scenarier:
- Besked når et dokument ændres
- Når en ny fil oprettes
- Når andre redigerer et element, man selv har oprettet.
Det gør overgangen lettere, også for organisationer uden stor udviklingserfaring.
For at få overblik over dit nuværende brug, tilbyder Microsoft et Assessment Tool. Værktøjet scanner tenant’en og genererer en rapport, der viser alle eksisterende SharePoint Alerts fordelt på sites og biblioteker. Dermed kan man hurtigt identificere, hvor der er størst behov for handling, og planlægge migreringen struktureret frem for ad hoc.
Kombinationen af analyseværktøjet og Power Automate skabeloner giver organisationer et godt udgangspunkt for at sikre, at ingen vigtige notifikationer går tabt, når SharePoint Alerts snart bliver historie.
Mangler du hjælp, eller har du spørgsmål til migreringen af dine SharePoint Alerts, så kan vores eksperter hjælpe dig på rette vej. Kontakt os på tlf. +45 7021 4445 eller på info@peoplenet.dk.
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
