Intranet CASE

Opgraderet og funktionelt intranet

Opgraderet og funktionel digital platform med 365Connect i skyen.

Offentlig dansk virksomhed for opgraderet og funktionel digital platform

adoptionforløb optimerer softwareudrulning og datasikkerhed i stor kommune

Baggrund og udfordringer

Energinet er en selvstændig offentlig virksomhed under Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet. De ejer og udvikler el- og gasnet i Danmark for at indpasse mere vedvarende energi, opretholde forsyningssikkerhed og sikre lige markedsadgang til nettene. Med over 1500 ansatte driver Energinet den danske energiinfrastruktur.

Energinets eksisterende intranet var bygget på klassisk SharePoint 2007 kombineret med Wizdom Intranet. En forældet platform, der ikke levede op til virksomhedens forventninger og ønsker til et moderne og engagerende intranet.

Energinet anvendte allerede Office 365 i et begrænset omfang og søgte derfor et intranet, der ud over at engagere medarbejderne, samtidig kunne spille sammen med brugen af Office 365

Standard funktionalitet i fokus

Hovedformålet med det nye intranet var at understøtte intern kommunikation, fremme dialog og samarbejde, optimere processer, give adgang til værktøjer og sikre fælles indgang til eksterne medier.

Derudover var et af de primære krav et ønske om at bruge så meget standardfunktionalitet som muligt. SharePoint Online er en platform i rivende udvikling, og de færreste virksomheder har i dag råd til at blive låst på deres udviklingsmuligheder af komplekse tilkøbsprodukter.

Samlet digital platform

På baggrund af Energinets ønsker konfigurerede PeopleNet et moderne og tidssvarende intranet, baseret på en bred vifte af de standardfunktioner SharePoint tilbyder. Der er bl.a. konfigureret flere hubs, et nyhedscenter med publiceringsrettigheder baseret på tilhørsforhold, en tilpasset søgeoplevelse, Yammer feed til social dialog samt integration af sociale feeds.

I de tilfælde hvor SharePoints standardfunktionalitet ikke har slået til, har Energinet valgt PeopleNets produkt, 365Connect. 365Connect er en enkel og ligetil løsning, der indeholder en række vigtige funktioner, der ikke på nuværende tidspunkt findes i SharePoint Online. Det er eksempelvis Global menu, der lader brugerne navigere på tværs af Hubs, Servicebeskeder med notifikationer på tværs af alle websteder samt Gruppe Dashboard, der giver et enkelt og overskueligt overblik over brugerens Office 365 Grupper og Teams.

Endelig indeholder 365Connect en samling plug and play webdele, der understøtter klassiske intranet funktioner som Kantinemenu, Telefonbog, Nøgletal, Profilpåmindelse, Mærkedage og Håndbøger.

Ved hjælp af standardfunktionalitet og 365Connect har Energinet fået en samlet digital platform, en bedre redaktøroplevelse samt en tydelig og brugervenlig forside, der er tilgængelige på tværs af enheder, tid og sted.

Processen

Leverancen startede med 4 workshops, hvori den grundlæggende og overordnede informationsarkitektur blev afklaret. I samarbejde med Energinets designansvarlige blev en farvepalette, der matcher Energinets visuelle identitet ligeledes fastlagt. Med dette udgangspunkt konfigurerede og udviklede PeopleNets SharePoint konsulenter løsningen.

Med den grundlæggende struktur etableret, kunne Energinets ansatte oprette og migrere deres indhold og data parallelt med, at PeopleNets konsulenter færdiggjorde løsningen.

I projektperioden er der løbende afviklet workshops, hvori PeopleNet og Energinets projektgruppe har afklaret emner og spørgsmål. Frem mod lancering har PeopleNets konsulenter været i løbende dialog med Energinet og fungeret som sparringspartner for at sikre en problemfri lancering.

Varighed: 9 uger effektivt (fordelt fra slut April til start Oktober).

Teknologi

Modern SharePoint Online og 365Connect.

Udtalelse

Jeg har gennem hele projektet været meget tilfreds med samarbejdet med PeopleNets konsulenter, der har rådgivet og udfordret os på en konstruktiv måde, hvor målet hele tiden har været i fokus. Vi har oplevet stor grad af både lydhørhed og fleksibilitet i processen, og jeg kan varmt anbefale PeopleNet.
- Karin Grøndal Henriksen, Chefkonsulent hos Energinet.