No-code GDPR løsning med PowerApps og Power Automate til rejseforsikringsselskab

Intranet CASE


Opgraderet og optimeret teknologi

No-code GDPR løsning med PowerApps og Power Automate til rejseforsikringsselskab

Europæiske ERV får ny digital løsning.


Kontakt os og hør mere
Danish Crown intranet case


Europæiske ERV valgte en løsning til håndtering af tidsfrister og dokumentationskrav under GDPR baseret på Power Apps og Power Automate. Valget gav Europæiske ERV en fleksibel app, der nemt kan tilpasses i takt med, at forretningsmæssige behov ændres i fremtiden.
Behov for strømlinet GDPR-proces

Europæiske ERV er Danmarks største og ældste rejseforsikringsselskab og er en del af den tyske forsikringskoncern ERGO. Selskabet har stort fokus på at yde den bedste service til alle kundetyper, uanset hvor i verden de befinder sig. Ud over forsikringer tilbyder Europæiske ERV tilhørende rejserelaterede tjenester til deres kunder.

Virksomheden har fokus på at håndtere de krav, GDPR stiller til databehandling så effektivt som muligt i det daglige arbejde og gerne ved hjælp af de muligheder, den teknologiske udvikling giver for at gøre det smartere og sikrere på samme tid. Det gælder for eksempel ved intern rapportering og kontrol af tidsfrister på nogle typer af sager.

Den hidtidige løsning til intern rapportering var manuelt tung og havde for mange administrative gentagelser. Kunden havde derfor behov for en ny og moderne løsning, der kunne strømline processen og gøre det nemmere at sikre, at alle sager blev behandlet inden for de krævede tidsfrister. Samtidig skulle medarbejderne let og enkelt kunne levere indmeldinger med et højt informationsniveau.  

Derudover skulle det være muligt for den enkelte medarbejder at følge med i behandlingen af en sag.

Krav om optimal brugeroplevelse

For Europæiske ERV var det helt essentielt, at løsningen var tilpasset de forskellige brugertyper for netop at sikre en høj brugervenlighed og brugeroplevelse. Derudover var det et krav, at løsningen skulle sende en reminder til det tekniske personale, hvis en sag ikke var blevet bearbejdet endnu.

Den digitale løsning - en skræddersyet PowerApp til den enkelte bruger

Europæiske ERV har i en årrække anvendt Microsoft 365, herunder med en intranetløsning leveret af PeopleNet. Det var derfor et naturligt mål, at løsningen skulle baseres på standardfunktioner i Microsoft 365 særligt med henblik på, at Europæiske ERV har store frihedsgrader i forhold til at tilpasse løsningen i takt med, at behovene ændrer sig.

PeopleNets konsulent udarbejdede et enkelt no-code løsningsdesign baseret på Microsoft 365 standard tjenesterne PowerApps, Power Automate (Flow) samt en SharePoint liste.

PowerApp’en indeholdt tre forskellige skærmvisninger, som primært blev udviklet til brug på en computerskærm; En side til medarbejderne, hvor de kunne indmelde sager, en side, der gav overblik over de igangværende sager for den enkelte medarbejder og sidst men ikke mindst, en side til de administrative medarbejdere, der behandler sagerne. På den måde blev ønsket om en brugervenlig app imødegået. Uddrag fra løsningen kan ses på illustrationerne herunder.

I løsningen indgik også et mail-flow, som automatisk vil sende en notifikation til den relevante behandler, når en medarbejder har udfyldt en sag. Derudover bliver der sendt løbende opdateringer undervejs, mens sagen behandles.

Som et ekstra led blev der lavet endnu et Power Automate Flow, som automatisk sender en e-mail ud til den relevante sagsbehandler, hvis en sag ikke er blevet behandlet inden for en given tidsramme.

Tilgangen: tryghed og transparens

Europæiske ERV havde, som start på samarbejdet, udarbejdet en kravspecifikation med oplæg til den ønskede løsning og dens forretningslogikker. Efter en online gennemgang af specifikationen havde PeopleNets konsulent havde opnået en god fornemmelse for løsningens omfang og kompleksitet. Han kunne da – uden at kende alle detaljer – udarbejdede konsulenten et tilbud med minimum-maksimum tidsestimat med en detaljeret beskrivelse af de enkelte aktiviteter og en tidsplan – helt ned til 2-3 timers aktiviteter.

At arbejde på denne måde skaber transparens og tryghed for kunden, i forhold til at kende omfanget af de enkelte aktiviteter. Samtidig er det et godt udgangspunkt for at håndtere en åben og tillidsbaseret dialog om eventuelle afvigelser i timeforbruget.

Sammen med kunden gennemgik vi herefter vores egenudviklede metode for at udarbejde storyboard og flowdiagrammer i denne type løsninger. Dette gav kunden et klart og realistisk billede af det fælles forløb foran os, herunder med forventninger til kundens involvering.

Herunder ses simpelt storyboard og flowdiagram for en fiktiv app. Formålet er skabe en tydelig sammenhæng mellem den visuelle oplevelse og den forretningsmæssige logik:

Med dette fælles udgangspunkt startede en traditionel agil proces, hvori konsulenten udviklede den reelle løsning med løbende sparring og rettelser fra kunden for at kvalitetssikre produktet.

Løsningen blev leveret til tiden og inden for det oprindeligt estimerede budget.

Varighed: Forløbet fra opstart til test og godkendelse tog en lille måneds tid.

Teknologier

PowerApps, Power Automate og SharePoint Online.

Udtalelse Europæiske ERV

”Vi har et løbende fokus på, hvornår det giver mening at supplere eksisterende tekniske og organisatioriske foranstaltninger med nye løsninger. Det er i høj grad et spørgsmål om, hvilken tilgang vi bliver mødt med hos udbyderen. Hos PeopleNet mødte vi både vilje, engagement og en tydelig evne til at gøre komplekse forhold til en simpel løsning. Vi kom med ret omfattende forventninger, og derfor var det en rigtig god oplevelse at overbringe dem til Martin Bøje Petersen, for ikke ret lang tid efter at modtage en strømlinet opsætning, der nærmest oversatte vores behov 1:1 i et meget brugervenligt flow.”
- Jesper Laybourn Christensen, Head of International Advice Legal & Compliance


Vi kan også hjælpe jeres virksomhed


Kontakt en af vores eksperter og hør mere om mulighederne.



Kontaktinformationer

Karsten Mottlau
Business Solutions Advisor