Kursus administrationssystem skaber langt bedre brugeroplevelse

Microsoft Flow, SharePoint Framework, SharePoint Online CASE


Kursus administrationssystem skaber langt bedre brugeroplevelse


Kontakt os og hør mere
Administrationssystem med Microsoft Flow

Kursusadministration med Microsoft Flow



PeopleNet udviklede et kursus administrationssystem som hjalp kunden med at optimere komplekse og besværlige arbejdsgange samt sikre en markant bedre brugeroplevelse for både brugere og administratorer i virksomheden

Efterspørgsel på automatiseret tilmeldingssystem

En kunde oplevede store udfordringer i forhold til administration af kursus tilmeldinger og manglede en automatiseret proces, der samtidig kunne tilbyde en eminent brugeroplevelse for systemets brugere og administratorer. Udfordringen var især et manglende overblik over tilmeldinger samt et behov for at kunne håndtere forskellige procedurer baseret på bruger-tilladelser og rettigheder. 

Bedre overblik og brugeroplevelse

PeopleNet udviklede en løsning, der kombinerer flere forskellige teknologier for at løse kundens udfordringer. Dette indebar automatisk til- og afmelding af kurser, administration af ventelister og bekræftelsesmails samt mulighed for at tilbyde forskellige funktioner baseret på specifikke bruger-tilladelser og -rettigheder. 

Med implementering af tilmeldingssystemet opnåede kunden: 

  • Bedre overblik for brugere over tilgængelige kurser 
  • Markant forbedring i brugeroplevelsen for både brugere og administratorer, der nu fremstår komplet, informativ og fejlfri 
  • Automatisering af besværgelige processer med tilmelding, afmelding, ventelister og bekræftelsesmails 
  • Mulighed for at administratorer let kan håndtere specielle rettigheder og handlinger forbundet derved

Kombination af forskellige teknologier for størst udbytte

Kursus administrationssystemet består af to SharePoint Framework webdele, der oprettes som en underside på kundens intranet. De to webdele viser henholdsvis et overblik over alle kurser med tilhørende information og mulighed for tilmelding samt et overblik over brugerens tilmeldte kurser med mulighed for afmelding. 

Oplysninger om de enkelte kurser i webdelene trækkes fra fire forskellige SharePoint lister. Adgang til disse er styret af specielle rettigheder. Det er således kun udvalgte brugere, der kan oprette og redigere kurser eller har mulighed for at tilmelde andre medarbejdere til kurser. Derudover har udvalgte brugere adgang til en ekstra webdel, der viser en oversigt over alle tilmeldte til et kursus. Denne gruppe af brugere administreres ved at tilføje eller fjerne medarbejdere fra en bestemt gruppe i SharePoint. 

Endelig benytter løsningen Microsoft Flow til at håndtere kursus til- og afmeldinger. Når en bruger tilmelder sig et kursus gennem webdelen udløses et workflow, der tjekker, om kurset har ledige pladser. Hvis dette er tilfældet, tilmeldes brugeren automatisk og der afsendes en bekræftelsesmail samt oprettes en begivenhed i kursistens kalender. Såfremt kurset er fuldt booket, sættes brugeren på venteliste og modtager en mail herom. Systemet udløser ligeledes et workflow, når en bruger afmelder sig et kursus. Dette tjekker om afmeldingen lever op til kursets afmeldingspolitik og afmelder herefter kursisten. Såfremt der er brugere på venteliste, tilmeldes de og gives besked på mail. Alternativt gives besked om at kurset ikke længere kan afmeldes. 


Tilpasning til den enkelte virksomheds behov 

PeopleNet hjalp kunden med at kortlægge specifikke behov og løsningen er derfor tilpasset nøje derefter.

De forskellige anvendte teknologier, herunder SharePoint Online, SharePoint Framework og Microsoft Flow komplementerer hinanden og kan udnyttes samlet eller hver for sig. 

Microsoft Flow er et effektivt værktøj til at automatisere arbejdsprocesser og synkronisere rutineprægede opgaver.

Løsninger kan derfor let optimeres og tilpasses andre virksomheders individuelle behov. Disse kan efter ønske kombineres med SharePoint Framework for at skabe en brugervenlig og interaktiv integration af systemet hos virksomheden.

.


    Automatiske tilmeldinger, afmeldinger samt administration af ventelister og bekræftelsesmails sparer virksomhed for mange timers administrativt arbejde. 


    Vi kan også hjælpe jeres virksomhed


    Tal med en af vores eksperter i dag og hør meget mere om mulighederne og de forskellige typer af løsninger vi kan tilbyde.

    Google Rating
    4.8
    Facebook Rating
    5.0