Fillagring - Placer dine filer rigtigt

Microsoft Teams App Politik

Fillagring – Sådan placerer du dine filer rigtigt

Hvornår skal du bruge OneDrive, SharePoint eller Teams til din fillagring og deling?

Tre applikationer, der skaber meget forvirring, når det kommer til fillagring, er OneDrive, SharePoint og Teams. Hver enkelt applikation giver brugeren mulighed for at uploade og oprette filer. Derfor rejser spørgsmålet sig, hvilken applikation skal man bruge til hvad, når det kommer til fillagring? Sagen er faktisk meget klar, og Microsoft har en god tommelfingerregel, man kan holde sig til.

  • OneDrive – Til dine personlige filer
  • SharePoint – Til afdelingens filer og arkivering
  • Teams – Til projektfiler

Lad os tage en af gangen for at forklare hvorfor, og hvad man skal være opmærksom på. Nedenstående tager udgangspunkt i, at I er en organisation, der rent faktisk anvender alle tre applikationer.

OneDrive – Personlig fillagring

OneDrive er til personlig fillagring, og lad os gøre det klart. Det er kun til personlig fillagring. De filer, du placerer i din OneDrive, er dine filer og ikke til brug for andre. Årsagen til det er, at det kun er dig, der har adgang til din OneDrive og muligheden for at administrere filerne, der er placeret der. Du kan dele filerne derfra, men det er kun dig, der kan slette filen, omdøbe den, ændre i versionen og lignende. Derfor er filerne temmelig låst, hvis dine kollegaer skal kunne enkelte af disse ting. Er det en fil, der er vigtigt for dit arbejde, og som enkelte af dine kollegaer skal se og redigere lidt i, så er OneDrive det rigtige sted at placere den. Er det derimod en fil som dine kollegaer skal have flere rettigheder på, så skal den ikke placeres i OneDrive.

SharePoint – Afdelingens fillagring

SharePoint er det store flagskib indenfor fillagring i Microsoft 365, da Teams filer faktisk er placeret i SharePoint. Forvirret? Det bliver forklaret yderligere senere.

SharePoint skal, ifølge Microsoft, anvendes til at gemme afdelingernes filer og være det store arkiv. Alle filer, som er afdelings og tidsubestemte, skal placeres i SharePoint. At placere dem i SharePoint gør, at alle der har adgang til det pågældende SharePoint site, som udgangspunkt har de samme rettigheder over filerne. Det er derfor modsat OneDrive, muligt for alle at slette, omdøbe, versionskontrollere filerne og lignende. Samtidig har alle der har adgang til SharePoint sitet (som udgangspunkt) adgang til filen. Så bliver der ikke problemer med, at der skal administreres adgange konstant. Ønsker man at begrænse rettighederne, så er det ligeledes her man med fordel kan placere sine filer.

Teams – Projekt filer

Teams er en ombejlet applikation for tiden. Det er forståeligt nok. Fordelen ved Teams er, at du har samlet væsentlige arbejdsværktøjer på samme platform. Når vi taler om fillagring i Teams, kan det godt være forvirrende. For det kan gøres på mange måder, blandt andet via chat og møder. Men den centrale fillagring, som man skal holde sig til for at bevare en struktur, er fillagring under ”filer” på en kanal. Hver kanal er selvstændig, så hver fane ”Filer” på en kanal er sit eget bibliotek. Derfor skal man selvfølgelig placere filen på den kanal, der er aktuel og vedrører filen. Microsoft Teams er, som tommelfingerregel, til underafdelinger i en afdeling, projektteams og så videre. Dette er ligeså årsagen til, at filer der vedrører denne slags enhed, der skal placeres her. Ren teknisk er hver kanal placeret i dokumentbiblioteket for det SharePoint site, der hænger sammen med Teamet. Så har jeg en kanal i mit Team der hedder ”Projekt XYZ”, vil jeg have en mappe på mit tilsvarende SharePoint Sites bibliotek der hedder ”Projekt XYZ”. Om jeg tilgår filen fra SharePoint eller Teams er lige meget. Det er ligesom at se ind i et hus fra to forskellige vinduer – det er det samme sted. Dette var blot en teknisk afklaring for tidligere forvirring. Anbefalingen herfra er, at man holder filerne, der hvor de hører til.

Et eksempel på placering af filer:

  • Udlægsbilag – Placeres i OneDrive. Dette er kun noget du selv skal se og redigere i, så det placerers i OneDrive. Eventuelt kan man dele det med den pågældende person fra økonomiafdelingen eller lignende, som rent faktisk skal bruge det.
  • Designguide for virksomheden – Placeres i SharePoint. Denne type fil placeres sandsynligvis på et SharePoint site, som hele virksomheden har adgang til. Eller hos kommunikationsafdelingen. Alle skal have adgang til det, så de kan følge guidelines. Alternativt kunne man placere den i SharePoint, og redigere rettighederne på biblioteket så det kun var enkelte personer, der havde redigeringsrettigheder på dokumentet.
  • Projektplan for Projekt XYZ – Placeres i Teams. Denne fil er ikke for hele afdelingen, men kun for de personer der rent faktisk skal bruge den. Derfor vil det være oplagt at placere den i Teams. På den måde skiller man sine dokumenter ad, og kan derfor fokusere på de dokumenter der tilhører den pågældende arbejdsproces man er i.

Vil du vide mere om ovenstående? Så kan du få et overblik eller tilmelde dig en af vores kurser i enten OneDrive, Teams eller SharePoint lige her!


Se alle Teams kurser her!
Se alle OneDrive kurser her!
Se alle SharePoint kurser her!

Seneste Teams posts


Image

Har du brug for hjælp til dokument og filhåndtering i værktøjerne? Kontakt en specialist nu!

Ring til os på + 45 70 21 44 45
Skriv til os på Info@peoplenet.dk

Tilmeld dig vores nyhedsbrev