Brugervenlig Power App effektiviserer onboarding og offboarding processer

Power Automate og Power Apps CASE


Brugervenlig Power App effektiviserer onboarding og offboarding processer


Forældede systemer og flows der fejler

PeopleNets kunde, en stor global marketing bureaugruppe, oplevede flere udfordringer i forbindelse med både deres on- og offboardingprocesser. Kunden havde flere og gamle løsninger, som blandt andet bestod af forskellige flows, som var begyndt at fejle. Kundens eksisterende løsning var bundet op på blandt andet SharePoint On Premises, SharePoint Online, InfoPath og Nintex Workflow.

PeopleNets kunde ønskede således at rydde op i disse gamle løsninger, og i stedet erstatte dem med én moderne løsning baseret på Office 365, herunder SharePoint Online, Power Apps og Power Automate.

Det var desuden vigtigt for kunden, at de på sigt havde mulighed for at udrulle den nye løsning i andre afdelinger på tværs af landegrænser.

En løsning med enkle og automatiserede godkendelsesprocesser

Kunden besluttede sig for at få PeopleNets specialister til at lave en ny, moderne og langsigtet løsning baseret på SharePoint Online, Power Apps og Power Automate.

Løsningen kom således til at bestå af en Power App, dvs. den nye brugergrænseflade, hvis felter blev genereret fra en SharePoint liste, og fem forskellige flows lavet med Power Automate.

Helt konkret bestod processerne for onboarding af tre flows:
1) Oprettelse af en medarbejder

I kundens ny løsning bestod den første step i at få oprettet medarbejderen med udgangspunkt i en række predefinerede datafelter. Her kunne det eksempelvis være en leder, som oprettede medarbejderen. Når lederen færdiggjorde oprettelsen, blev et nyt flow igangsat, så onboardingen automatisk kom videre i processen til It afdelingen.

2) It afdelingen

I it afdelingen modtog man nu de nødvendige informationer til udlevering af nødvendige it relaterede udstyr, rettigheder, systemadgange mm. Ved færdiggørelse af denne proces blev onboardingen så automatisk ført videre til tredje og sidste trin i HR og Finansafdelingen.

3) HR og Finans

HR og Finansafdelingen blev nu automatisk informeret om, at der var et nyt godkendelsesflow til dem, hvor de f.eks. skulle tjekke og udfylde felter om løn og kontraktuelle forhold. Når HR og Finansafdelingen færdiggjorde denne proces, blev onboardingen nu endeligt færdiggjort.

Løbende status, brugerspecifikke visninger og dataansvar

I takt med de forskellige godkendelsesprocesser, ændrede status for onboardingen sig, hvormed man altid kunne holde styr på, hvor langt en onboarding var. I Power Appen blev der desuden inkorporeret rettighedsstyring, så den enkelte bruger kun blev præsenteret for information, som krævede dennes opmærksomhed i form af en handling. For hvert step skulle de pågældende afdelinger eller personer også godkende oplysningerne, hvormed de blev ansvarlige for korrektheden af disse.

Offboarding af medarbejdere bestod kun af to flows, som startede ved HR og Finans afdelingen og sluttede ved It afdelingen.  

Ny løsning løfter brugervenligheden og effektiviserer on- og offboarding processer

Med den nye løsning, har kunden først og fremmest opnået et enormt enkelt og brugervenligt system for virksomhedens brugere. Med ganske få knapper og en meget visuel og brugervenlig præsentation af data i Power Appen, er gennemførelsen af en onboarding eller offboarding gjort helt enkel og overskuelig.

Automatiseringen af processerne er ligeledes meget ressourcebesparende og sammen med den øgede brugervenlighed, har kunden nu fået en mere effektiv løsning, som er handlingsorienteret og giver et rigtig godt overblik over on- og offboardinger.


Power Automate og PowerApps

Med Power Automate og Power Apps kan admnistrative processer synkroniseres og automatiseres og data kan tilgås og præsenteres via en brugervenlig virksomhedsapp.

Power Automate og Power Apps udgør således tilsammen et enormt effektivt værktøj til udvikling af både brugervenlige og automatiserede løsninger.

Power Automate og PowerApps kan med fordel andevendes i forbindelse med optimering og automatisering af processer indenfor f.eks. Logistik, Industri, Teknologi, Myndigheder mm.

Eksempler

- Onboarding
- Helpdesk
- Ferie anmodninger mv.
- Rapporteringer
- Kontaktopslag
- Bookinger


Har I brug for specialister til Power Apps og Power Automate?


Vi kan også hjælpe jeres virksomhed


Kontakt vores Power Automate og Power Apps specialist, Michelle Petersen, og hør mere om mulighederne med Power Automate og Power Apps.