Intranet CASE


ADOPTION FORLØB

Adoptionforløb sikrer ibrugtagning af ny digital arbejdsplads

Førende dansk virksomhed forankrer ny intranetplatform


Kontakt os og hør mere
Adoption forløb


Behov for implementering af ny platform

Kunden er en af verdens mest dominerende virksomheder inden for katalyse og produktion af teknologi, som bruges i forbindelse med fremstillingen af kunstgødning. Virksomheden ligger blandt andet stor vægt på optimal performance og bæredygtighed teknologier. Kunden har 2300 ansatte rundt omkring i verden, og 1700 af dem arbejder i Danmark.  
 
Kunden valgte at opgradere deres interne platform til SharePoint Online og dermed også anvendelsen af Office 365. Denne beslutning byggede på ønsket om, at kunne kommunikere på tværs af landegrænser samt at styrke vidensdelingen internt. I denne forbindelse havde virksomheden behov for et adoptionforløb således, at alle medarbejderne blev kørt ordentlig i stilling til at benytte den nye platform samt fik bedst muligt udbytte af denne.

Adoption skal støtte egenudviklet løsning i SharePoint

Kunden havde behov for et adoptionforløb,  der, i høj grad, understøttede deres egenudviklede intranetløsning baseret på SharePoint Online. Løsningen skulle derfor målrettes global kommunikation og vidensdeling. Derudover havde kunden behov for et help-center-site, der kunne fungere som ekstra støtte, råd og vejledning til de ansatte efter forankringsprocessen var fuldført.

Kommunikation, undervisning og materiale blev hovedelementer 

Med udgangspunkt i kundens krav leverede PeopleNets team en adoptionforløb. Løsningen bestod af en kommunikationsstrategi, som blandt andet indebar en definition af forskellige målgrupper i virksomheden. Til hver målgruppe blev der lavet skræddersyet adoptionindhold. Yderligere blev der identificerede tre nøgle beskeder med fokus på fordelene ved forandringen. 
 
For at styrke opmærksomheden omkring forandringen, blev en række medier taget i brug. Herunder e-mail, kundens news highlights, møder med live broadcast, merchandise, info-boards og face-to-face kommunikation. Anvendelsen af medierene blev timet, således, at informationen blev distribueret ud på den rigtige måde, på det rigtige tidspunkt. Den åbne kommunikation medførte at medarbejderne har orienteret om forandringerne, og samtidig hvilke fordele de fik ud af den nye løsning. 
 
Udover det store fokus på den interne kommunikation, valgte kunden også en række forandringsaktiviteter, herunder train-the-trainer en-dags kurser samt undervisningen både på introduktions og avanceret niveau. Disse aktiviteter sikrede, at medarbejderne fik hands-on erfaring med tjenester og funktioner. 

Efter implementeringen blev der udført fokusgruppeinterviews og spørgeskemaundersøgelser med formålet om at undersøge, hvilke styrker det nuværende forandringsprocessen har samt de muligheder, der er eksisterer for at opnå flere succesfulde resultater.  
 
Endeligt lavede PeopleNets konsulenter en række vejledninger, herunder i form af guides og videomateriale, som kunden kunne benytte efter endt samarbejde med PeopleNets adoption Team. 

Erfaringsbåret proces kvalitetssikrer adoptionforløb

Adoption forløbet er blevet udviklet med udgangspunkt i PeopleNets adoptionforløb proces.  
 
Først og fremmest har PeopleNets konsulenter afholdt et afklaringsmøde med kunden, hvori krav og behov er blevet specialiseret. Derudover blev de forskellige medarbejdergrupper identificeret samt tilhørende behov.  
 
Herefter har PeopleNets konsulenter sammensat og udformet de forskellige materialer, kurser og aktiviteter, som kunden havde behov for. Materialerne og forandringsaktiviteterne er blevet rullet ud både før, under og efter implementeringen for at skabe det bedste forløb for både ledere og medarbejdere. Derudover er der løbende blev kørt spørgeskemaundersøgelser for at optimere processen undervejs.  
 
Som et ekstra led har PeopleNets konsulenter konfigureret et help center site med tilhørende materiale i form af guides, vejledninger og video, hvori medarbejderne i fremtiden kunne søge hjælp og informationer omkring deres nye digitale platform.  
 
Varighed: Ca. 2 måneder. 

Teknologi

SharePoint  Online.


Vi kan også hjælpe jeres virksomhed


Kontakt en af vores eksperter og hør mere om mulighederne.



Kontaktinformationer

Karsten Mottlau
Business Solutions Advisor