Office 365 – effektive formularer og processer med Power Apps og Power Automate

Power Automate og Powerapps er begge individuelle platforme som sammen med Power BI og Power Virtual Agents udgør ”Power Platformen”. 

“Skab brugerdefinerede virksomhedsapps” med et introduktionskursus i Power Apps, hvor du lærer at opsætte brugervenlige apps til din organisation, som kan anvendes på tværs af devices – hvad end det er PC eller mobile enheder som smartphone og tablet. Dette betyder at også ansatte som til hverdag ikke sidder foran en PC, kan tilgå kontrolleret data som indhold i SharePoint lister eller biblioteker, fra deres mobile enheder. Men den selv samme app kan indsættes på forsiden af intranettet og derved også tilgås af PC brugerne.

De apps som udvikles i Power Apps kaldes en ”no-code” løsning, dette betyder at du kan oprette apps uden at skulle kunne programmere. En app i Power Apps opsættes i stedet ved hjælp af en meget visuel brugergrænseflade, som minder lidt om PowerPoint, hvor funktionaliteterne formateres ved hjælp af formler der kan sammenlignes med Excel formler.

“Arbejd mindre, og udret mere” er mottoet for Power Automate.

Kurset er til dig som ønsker at blive i stand til selv at opsætte automatiserede processer. Power Automate kan anvendes både af den enkelte ansatte, som har et behov for at lette sine arbejdsbyrder, men kan også anvendes på organisationsbasis. Hvad end det er en interesse for at spare tid i dagligdagen eller for at strømline processer som sikrer datakvaliteten, kan Power Automate hjælpe på vej.

Det er desuden muligt med begge løsninger, at forbinde til en lang række tjenester både i Microsoft 365 miljøet (såsom OneDrive, Teams, SharePoint, Power Automate og Excel), men også med forbindelser som MailChimp, Twitter, MySQL, ServiceNow og Salesforce. 

Med dette kursus vil du få en introduktion til Power Apps og Power Automate, både hvad det er, hvad det er beregnet til, samt hvordan det opbygges og vedligeholdes. Alt sammen for at give dig de nødvendige værktøjer du skal bruge, for at komme godt i gang med dine egne eller din organisations løsninger på Power Platformen. 

Kurset henvender sig til brugere, der har adgang til Power Platformen og ønsker at oprette flows til automatisering af arbejdsprocesser, samt brugervenlige apps til anvendelse i organisationen. 

Forud for din deltagelse i vores kurser, er du meget velkommen til at kontakte os, og vi hjælper dig med at finde det helt rigtige kursus til dine behov. Vores undervisere er specialister med mange års erfaring, der holder sig fagligt opdateret, og udover den praktiske gennemførelse af kompetenceudvikling, kan de kan derfor tilbyde kyndig konsulentbistand.

På kurserne anvender vi både undervisningsmateriale samt cases, således at der er en vekselvirkning mellem teori og praktisk træning for at opnå et optimalt udbytte, der er meningsfyldt for dig som deltagende. Af denne årsag er der rig mulighed for at arbejde med relevante tjenester og funktioner i løbet af dagen, ligesom at spørgsmål er velkomne.

Kurset inkluderer fuld forplejning bestående af lækker morgenmad og frokost på en nærliggende restaurant. I løbet af dagen har du mulighed for at tanke op med kaffe, te, vand, sodavand, frugt og andre snacks.

Du får et certifikat med bevis på dine nye kvalifikationer efter kursets afslutning. Hvis du skulle have spørgsmål til de emner der er blevet gennemgået på dit kursus, er du velkommen til at kontakte underviseren derefter.

Under kurset vil der anvendes forskellige, genkendelige cases som ”Ferieplanlægning”, “Tilmeldingsformular”, “Rejseafregning” og “Onboarding”, som opsættes i samarbejde med andre værktøjer fra Microsoft 365, herunder SharePoint og Outlook.

Dette kursus vil gøre dig i stand til at:

• Oprette, redigere og teste flows i Power Automate.
• Håndtere forbindelser såsom SharePoint og Outlook.
• Behandle data i SharePoint lister og Outlook kalendere.
• Kende de forskellige dele som til sammen opgør et flow i Power Automate.
• Arbejde med betingelser og godkendelsesprocesser.
• Dele dine flows på tværs af organisationen eller med enkelte kollegaer.
• Anvende expressions(formler) til at bearbejde data, direkte i dit flow. 
• Oprette, redigere og teste apps i Power Apps.
• Håndtere forbindelser såsom Power Automate, SharePoint og Outlook.
• Behandle data i eksempelvis SharePoint og Outlook.
• Opsætning af Sharepoint custom form i Power Apps.
• Kende de forskellige typer af apps til opsætning i Power Apps.
• Arbejde med Excel-lignende formler, til at håndtere funktionaliteten i appen.
• Dele dine apps og håndtere tilgængelighed/rettigheder, på tværs af organisationen eller med enkelte kollegaer.

Kursus indhold

Gennemgang af hvad Power Automate er 

• Her gennemgås grundlæggende information om Power Automate, samt begreber som anvendes og en forklaring af funktionaliteten for brugergrænsefladen.

Hvad kan vi anvende Flow til?  

• Ud over de anvendte use-cases under kurset, vil mulighederne med værktøjet også blive diskuteret og der vil være mulighed for sparring og spørgsmål med en instruktør.

Begrænsninger med Flow  

• Afhængig af en organisations behov, kan man som bruger have forskellige licensforhold. Derfor bliver der gennemgået licenser og Premium indhold, samt begrænsninger der kan forekomme med et produkt som er i konstant udvikling.

Oprettelse af Flows ud fra cases 

• Her vil du lære at oprette flows fra bunden af, samt anvendelse af de mange tilgængelige skabeloner der forefindes. Du vil lære både hvordan dette opsættes, men også hvordan det vedligeholdes.
  Her vil du også lære at anvende Power Automate sammen med de mange andre tjenester som er tilgængelige i Microsoft 365. 

Test og fejlfinding i Flows  

• Power Automatehar en meget visuel oversigt over kørte flows, dataene som kommer ind og ud af hvert trin, samt eventuelle fejl der er forekommet i er kørt/testet flow. Du vil i denne del af kurset lære at finde denne oversigt og hvordan fejl meddelelser kan hjælpe dig på vej med at rette fejl dit flow. 

Deling af Flows internt i organisationen  

• Flows oprettet i Power Automatekan deles på tværs af organisationen. Her lærer du hvordan du kan dele dit flow med kollegaer, hvad end det er for at i kan være flere om at bygge og håndtere flowet, eller om det er for at give din kollega adgang til inspiration til andre flows. Her lærer du også vigtigheden i ejerskab af flows og hvordan de kan påvirke både data og kørsel af flows. 

Formatering af data i Power Automate, vha. Expressions (formler) 

Da flows i Power Automate arbejder med den rå data, kan det til tider være nødvendigt at formatere dataene – fx et datostempel som skal være i et bestemt format eller tidszone i en e-mail.  Denne del af kurset introducerer dig til de formler og muligheder der er, ved anvendelse af Expressions.

Gennemgang af hvad Power Apps er

• Her gennemgås grundlæggende information om Power Apps, samt begreber som anvendes og en forklaring af funktionaliteten for brugergrænsefladen.

Hvad kan vi anvende Power Apps til?

• Ud over de anvendte use-cases under kurset, vil mulighederne med værktøjet også blive diskuteret og der vil være mulighed for sparring og spørgsmål til en instruktør.

Power Apps begrænsninger

• Afhængig af en organisations behov, kan man som bruger have forskellige licensforhold. Derfor bliver der gennemgået licenser og Premium indhold, samt begrænsninger der kan forekomme med et internationalt produkt som er i konstant udvikling.

Oprettelse af SharePoint formular og standalone apps i Power Apps

• Her vil du lære at oprette custom formularer til SharePoint lister, samt apps fra bunden af og baseret på data fra forbundne tjenester. Du vil lære både hvordan dette opsættes, men også hvordan det vedligeholdes.Herved vil du også lære at anvende Power Apps sammen med de mange andre tjenester som er tilgængelige i Microsoft 365. 
  Ligeledes gennemgås det i detaljer hvilke dele der udgør en Power App, i form af elementer, egenskaber, skærme og hændelser, således at du forstår sammenhænges mellem alle disse.

Tildeling af rettigheder og deling af Power Apps

• Apps oprettet i Power Apps kan deles på tværs af organisationen. Her lærer du hvordan du kan dele din app med kollegaer, hvad end det er for at i kan være flere om at bygge og håndtere appen, eller om det er for at give din kollega adgang til inspiration til andre apps. Her lærer du også vigtigheden i rettighedsstyringen af apps og hvordan de kan påvirke både data og tilgængeligheden af appen.

Branding af Power Apps så de følger virksomhedens visuelle guidelines

• De fleste organisationer har en visuel identitet som skal opretholdes. I denne del af kurset lærer du hvordan din app kan formateres, med eksempelvis farvevalg og font, men også app logo.

Tilføjelse af forretningslogik

• Formularer eller spørgeskemaer indeholder ofte forretningslogik, som betinget formatering. I Power Apps lærer du således at opsætte regler på felter og visninger, ved hjælp af Excel-lignende formler.

Brug af Microsoft Flow i Power App til at sende information til anden datakilde

Automatisering af hændelser, baseret på indtastninger i en Power App, kan opsættes ved hjælp af Power Automate. En kort introduktion til Power Automate betyder derfor også at du vil lære at forbinde dine apps til flows, så du eksempelvis kan koble en godkendelsesproces sammen med indtastning af data.

Deltagelse i kurset forudsætter at du er rutineret bruger af Microsoft 365 og har kendskab til brugergrænsefladen, SharePoint indholdselementer og rettighedsstrukturen, samt at du nemt kan oprette nye lister, tilføje kolonner og indhold i SharePoint.

Hvis dette ikke er tilfældet, anbefaler vi dig derfor forud for kurset at deltage på vores SharePoint Online for Superbrugere. Læs mere her.

Medbring gerne din egen smartphone. Dette er ikke en forudsætning for at deltage på kurset eller få udbytte heraf, men der vil være mulighed for at tilgå de apps og flows vi fremstiller i Power Apps og Power Automate, på medbragte Apple og Android enheder.