Hvad bør en intranet forside indeholde?

Forsiden har udviklet sig fra at være en simpel nyhedsliste til at fungere som hele organisationens digitale kontrolpanel. Det er her medarbejdere orienterer sig om, hvad der sker i organisationen, hvad de skal forholde sig til, og hvordan de kommer videre til andre systemer, dokumenter eller kolleger.

Den gode intranet forside forener kommunikation, værktøjer og kultur i én samlet oplevelse og er med til at understøtte det daglige arbejde. Vores erfaring er, at de virksomheder som formål at mestre at skabe den samlede oplevelse, får de mest effektive forsider. 

Vi ser stadig at hybridarbejde, decentral struktur og øget digitalisering præger mange organisationer. I dette perspektiv er forsiden en essentiel brik i at skabe sammenhæng og tilgængelighed.

Den skal favne både kontoransatte og frontlinjemedarbejdere og fungere lige godt på både pc og mobil.

• Virksomhedsnyheder og ledelseskommunikation - Nyheder fra ledelsen, projektopdateringer og interne begivenheder skal have en central placering. Medarbejderne skal føle sig informerede og inkluderede.
  
  I en stor organisation med flere afdelinger, roller og geografisk placering kan personaliserede nyhedsfeeds gør det muligt at vise relevant indhold. Det skaber relevans og reducerer støj. Denne funktion skaber hurtigt værdi. 
  
  
• Hurtige genveje og værktøjer - Forsiden skal give hurtig adgang til de systemer og funktioner medarbejderne bruger ofte. Det kan være HR-systemer, tidsregistrering, rejseafregning eller dokumentbiblioteker. Igen kan personaliserede genveje øge effektiviteten og spare klik.
  
  
• Kontakt og kolleganetværk - En søgbar og opdateret medarbejderoversigt eller telefonbog er et vigtigt element. Det skal være nemt at finde kontaktoplysninger, se hvem der arbejder hvor og finde kollegaer med specifikke kompetencer. Det kan også være en lille liste med de primære konkakter (3-5 stk.), som står på forsiden. 
  
  
• Politikker og dokumentation - Håndbøger, vejledninger, skabeloner og andre nøgle­dokumenter skal være let tilgængelige. Informationsarkitekturen skal understøtte en logisk struktur, og designet skal hjælpe brugeren med at finde det rigtige dokument uden for mange klik. Overvejer man også at implementere AI på forsiden, eks. Via en chatbot skal informationsarkitekturen også afgørende. 
  
  
• Sociale elementer og fællesskab - Mærkedage, kantinemenuer, medarbejder-portrætter og sociale opslag giver et menneskeligt ansigt til intranettet. Det styrker relationerne og øger brugen, især i organisationer hvor medarbejdere sidder spredt eller sjældent mødes fysisk.

Et godt intranet kræver vedligeholdelse. Derfor skal der være klare retningslinjer for, hvem der har ansvar for opdatering af forsiden, hvilke typer indhold der prioriteres, og hvordan man sikrer aktualitet.

Et redaktørteam - ofte fordelt på afdelinger eller funktioner - bør trænes i både indhold, teknik og formidling. Governance handler også om at sikre, at intranettet er i overensstemmelse med organisationens politikker for databeskyttelse og informationssikkerhed.

Samtidig er det vigtigt at understrege, at ledelsesopbakning er afgørende. Når ledelsen prioriterer intranettet og bruger det aktivt, skaber det legitimitet og viser medarbejderne, at platformen er vigtig. Ledelsen er også typisk rollemodeller. Jo mere ledelsen bruger intranettet og henviser til det, desto mere vil medarbejderne også bruge det.