5 kendte udfordringer et intranet system kan løse
Når jeg taler med de af vores kunder, som overvejer at investere i et nyt intranet system, skyldes det sjældent ønsket om ny teknologi i sig selv. I stedet er det behovet for at løse konkrete problemer i hverdagen.
Uanset om intranettet ejes af HR, Kommunikation eller IT, er det ofte de samme udfordringer, der går igen: manglende overblik, ineffektiv kommunikation og forældede arbejdsgange. I små og mellemstore virksomheder kan presset på tid og ressourcer gøre disse udfordringer endnu mere tydelige.
I denne artikel dykker vi ned i 5 af de mest almindelige problemstillinger, som et moderne og velfungerende intranet system kan være med til at løse både strategisk, teknisk og kulturelt.
Om forfatteren
Karsten er Business Solutions Advisor, og han har mere end 15 års erfaring indenfor dette område. Karsten er produktansvarlig for vores intranet løsninger og vores egenudviklede intranetmoduler, 365Connect.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
1. Der mangler overblik, og informationen er spredt
I mange organisationer er vigtig viden spredt ud over netværksdrev, Teams-kanaler, mails og ustrukturerede dokumentmapper. Det gør det svært for medarbejdere at finde det, de har brug for. Det skaber både frustration og spildtid. Uden en fælles struktur risikerer man også, at information forældes eller mistolkes.
Et intranet system skaber ét samlet digitalt overblik, hvor nyheder, dokumenter og værktøjer er tilgængelige fra ét sted. Med en gennemtænkt informationsarkitektur og en stærk søgefunktion kan medarbejdere hurtigt navigere til den rette viden – uanset om det gælder en HR-politik, kontaktinformation, projektinformationer eller en opdatering fra ledelsen.
En samlet platform styrker effektiviteten og reducerer afhængigheden af nøglepersoner, som ofte bliver flaskehalse i ustrukturerede miljøer.
2. Den interne kommunikation er svingende
Når information ikke når ud til alle medarbejdere eller når budskaber kommunikeres forskelligt fra afdeling til afdeling, opstår der hurtigt misforståelser, rygter og lav tillid. Det gælder især i organisationer, hvor kommunikationen foregår gennem flere uformelle kanaler eller afhænger af enkelte personer.
Et intranet system giver én samlet kanal for intern kommunikation, hvor nyheder, opdateringer og vigtig information distribueres ensartet og målrettet.
Det sikrer, at alle medarbejdere (uanset placering eller stilling) får adgang til samme budskaber. Samtidig kan målgruppestyring bruges til at levere indhold, der er relevant for den enkelte afdeling eller rolle, hvilket øger engagementet og gør kommunikationen mere værdifuld.
3. Videndeling mellem kollegaer, teams og afdelinger går tabt
Når viden forbliver i medarbejderes hoveder eller mails, går den tabt, så snart nogen skifter rolle eller forlader organisationen. Det skaber afhængighed af enkeltpersoner og gør det svært at videreføre gode processer eller lære af tidligere erfaringer.
Et intranet system fungerer som en digital vidensbank, hvor guides, procedurer, håndbøger og FAQ’er kan gemmes og deles med hele organisationen. Det gør det muligt for medarbejdere at lære af hinanden, arbejde mere effektivt og tage beslutninger på et oplyst grundlag.
Samtidig kan viden gøres søgbar og kategoriseres efter tema eller målgruppe, så man hurtigt finder det, man har brug for – også når man ikke ved, hvad man leder efter. Den situation kender vi vidst alle sammen..
4. Frontlinjemedarbejdere er ikke en del af den digitale arbejdsplads
I mange virksomheder er det kun de kontoransatte, der har adgang til intern information, nyheder og selvbetjening. Frontlinjemedarbejdere, f.eks. som chauffører, butiksansatte, produktionsmedarbejdere eller SOSU’er, bliver ofte ekskluderet fra den digitale kommunikation, selvom de udgør en stor del af arbejdsstyrken. Det kan føre til lavere engagement, højere udskiftning og manglende tilhørsforhold.
Et moderne intranet system giver adgang via mobil, så alle medarbejdere kan læse nyheder, finde vejledninger, give feedback og bruge værktøjer – uanset hvor de arbejder.
Når hele organisationen får adgang til den samme information og bliver anerkendt i kommunikationen, skaber det en stærkere kultur og bedre sammenhængskraft.
CASE: GN Store Nord valgte at implementere Microsoft Viva, som netop understøtter Frontlinemedarbejdernes brug af intranettet.
Ifølge Stine Pilgaard fra GN Store Nord, er læserantallet på nyhederne steget efter implementeringen af Viva Connections, fordi de nu er tilgængelige på telefonen. Det betyder, at flere medarbejdere nu læser organisationsnyhederne.
5. Det eksisterende intranet er forældet, og bliver ikke brugt
Uden klare retningslinjer for indhold opstår der hurtigt et rodet intranet, hvor sider er forældede, links døde og ansvar uklart. Det underminerer tilliden til platformen og resulterer i, at medarbejderne holder op med at bruge intranettet. For os er denne problemstilling en klassiker.
Når vi bygger intranet, løser vi denne udfordring med governance – dvs. en struktureret tilgang til roller, ejerskab og vedligeholdelse. Redaktører får tydelige rettigheder og værktøjer, mens automatiske påmindelser og workflow sikrer, at indhold opdateres løbende.
Rettigheder og ansvarsfordeling for indholdet på intranettet gør en kæmpe forskel, fordi det er med til at sikre, at indhold bliver opdateret og fornyet. På den måde er intranettet levende, hvilket giver en længere ”holdbarhed”.
Et intranet, der også kan rumme AI
Flere efterspørger også integration af AI i forskellige former på intranettet. I denne sammenhæng kan Microsoft Copilot være et godt tiltag, fordi det tager effektiviteten til et nyt niveau.
Et godt eksempel kan være, hvis man leder efter en politik for barsel eller barns første sygedag, kan man skrive til Copilot i SharePoint og få den viden, man skal bruge – lynhurtigt.
Men for at det kan lade sig gøre rent teknisk, kræver det, at indholdet er struktureret korrekt med den rette informationsarkitektur, og at governance er på plads. Hvis ikke kompromitteres datasikkerheden.
(Billedet er udviklet ved hjælp af kunstig intelligens.)
Er du interesseret i at høre mere omkring vores intranet ydelser, så kan jeg kontaktes på tlf. +45 70214445 eller på mail: kmo@peoplenet.dk.
Jeg glæder mig til at høre fra dig.
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
