Dansk høreapparats- og audioselskab innoverer internt set-up med SharePoint Online og Viva Connections

Med ønsket om at modernisere og styrke brugen af intranettet blandt medarbejderne, valgte GN Store Nord at implementere Microsoft Viva Connections i deres Teams klient. Aktiveringen krævede, at GN Store Nord flyttede deres intranet fra classic til modern SharePoint.

Læs hvordan processen forløb samt hvordan Viva Connections nu skaber værdi for alle medarbejderne på daglig basis.

GN’s intranet var bygget på classic SharePoint og trængte derfor til at blive opgraderet. Medarbejdernes adgang til intranettet via telefonen fungerede heller ikke efter hensigten, og der skulle derfor også findes en løsning herpå.

Efter en dialog med Microsoft omkring fremtidens digitale arbejdsplads, besluttede GN at opgradere deres SharePoint intranet fra classic til modern og samtidig implementere Viva Connections i deres Teams klient.

Efter indledende møder og afklaring, startede opgraderingen fra classic til modern. I første omgang valgte GN at flytte de mest essentielle sites over i modern experience med links til den gamle version. Herefter var GN selv ansvarlig for at migrere de resterende sites og indhold over i den nye version.

For at finde frem til de hovedsites, som skulle overgå til modern først, udarbejdede vores Senior Microsoft 365 Konsulent, Charlotte Green, en analyse af det gamle intranet og herefter en løsningbeskrivelse med en ny sitestruktur, tema osv.

I forbindelse med overgangen til den nye version af SharePoint, blev der afholdt en workshop med de medarbejdere, som fremadrettet skulle agere redaktører. Her blev modern versionen gennemgået med undervisning, øvelser samt besvarelse af spørgsmål.

Særligt for modern SharePoint er måden, man opretter nyheder på. På classic fungerer det som en blog funktion, hvor det på modern er nyhedssider, nu kan være tophistorier og samt boostede nyheder. Det gør det nemmere at nå ud med nyheder og informationer til medarbejderne.

Digital Communication Partner, Stine Pilgaard, som har været ansvarlig for projektet hos GN, fortæller at samarbejdet om overflytningen fra classic til modern mellem hende og Senior Microsoft 365 Konsulent, Charlotte Green, har fungeret rigtig godt, og at Charlottes viden og rådgivning omkring modern SharePoint har været brugbar under hele processen.

Efter det nye modern site var etableret, skulle Viva Connections aktiveres. Med råd og vejledning fra os, stod GN selv for at aktivere Viva Connections inde i deres Teams klient. Visuelt kommer det til udtryk ved, at man i venstre side i Teams menuen kan se ikonet for intranet. Klikker man herpå kommer man ind til et Viva Connections dashboard, som samler de mest anvendte informationer for den enkelte medarbejder, dvs. nyheder, dokumenter, filer osv. fra intranettet.

Da GN hellere ville have direkte adgang til intranettet, og dermed gå udenom dashboardet, blev der lavet et powershell script, som automatisk sprang dette led over. Dette blev dog kun lavet til Teams desktop version, og mens Teams på mobilen indeholder et dashboard som GN selv har udviklet.

Udover at GN Store Nord nu har rykket deres intranet over på modern SharePoint, og dermed har fået en masse nye muligheder med i pakken, har implementeringen af Viva Connections gjort det endnu nemmere at få adgang til intranettet for medarbejderne.

Ifølge Stine Pilgaard, er læserantallet på nyhederne steget efter implementeringen af Viva Connections, fordi de nu er tilgængelige på telefonen. Det betyder, at flere medarbejdere nu læser organisationsnyhederne.

Yderligere understreger Stine Pilgaard, at overflytningen til modern SharePoint, har også lettet arbejdet med oprettelse af sites og nyheder, idet drag-and-drop funktionerne er nemmere og mere intuitivt at arbejde med.

Processen for opgradering og udviklingen af nye sites i modern SharePoint og efterfølgende aktivering af Microsoft Viva Connections har taget ca. 3 måneder.

GN Store Nord producerer og sælger høreapparater, headsets, video og gaming udstyr fordelt i to datterselskaber, herunder GN Hearing og GN Audio. Under hver af datterselskaberne finder man blandt andet brands som ReSound, Beltone, Jabra og Blue Parrott.

Med mange ledende teknologier indenfor lyd og syn, ønsker GN Store Nord at bringe mennesker tættere sammen gennem forbedret kommunikation og visuelle oplevelser.

GN Store Nord blev grundlagt tilbage i slutningen af 1860’erne og har i dag lidt mere end 7500 ansatte på tværs af alle selskaber.