Målrettet træning i SharePoint, Teams og OneDrive understøtter migrering til skyen
Med ønsket om at rykke filer, dokumenter og intern viden i skyen, skulle mere end 500 medarbejdere i Københavns Erhvervsakademi (KEA) uddannes i at bruge Teams, SharePoint og OneDrive.
Gennem skræddersyede kurser, der løbende blev modificeret efter behov, fik medarbejderne de rette kompetencer til fremadrettet at arbejde målrettet med videns- og dokumentdeling i skyen.
Om forfatteren
Julie har arbejdet med markedsføring af vores konsulentydelser i mere end 6 år. Hun har et stort kendskab til vores projekter, services og ydelser.
Tilmeld nyhedsbrev
Følg med i vores nyheder, events og webinarer.
Farvel til netværksdrev og filer på gamle servere
KEA havde en stor del af de interne filer og dokumenter liggende på gamle netværksdrev hostet på traditionelle servere uden logning. Da KEA allerede havde adgang til Microsoft 365, var det et naturligt skridt på rejsen for dem også at rykke alt deres viden i skyen.
Projektet havde til formål at skabe en mere sammenhængende brugeroplevelse med bedre overblik, kvalitet og sikkerhed i dokumenthåndteringen. Governance og politikker omkring Teams, Sharepoint og OneDrive skulle give alle tryghed i forhold til brugen af platformene samt faglig og teknisk hjælp tæt på hverdagen.
Medarbejderne skulle tilegne sig nye kompetencer indenfor samarbejdsværktøjer, så de kunne være på forkant med den teknologiske udvikling, som sker på alle IT-platforme. Med det udgangspunkt skulle alle medarbejdere uddannes i at bruge særligt Teams, SharePoint og OneDrive til placering og opbevaring af filer, dokumenter og viden.
KEA havde derfor behov for et skræddersyet user adoption forløb, og de ønskede, at kursusmaterialet var i overensstemmelse med de retningslinjer og politikker for fil- og dokumenthåndtering, som blev skabt i projektet.
Forud for dette projekt, havde en nøglemedarbejder fra KEA udarbejdet en forandringsanalyse, som særligt tog udgangspunkt i at kortlægge medarbejdernes digitale modenhed og behov. Analysen blev brugt til at udvikle det rigtige undervisningsforløb.
Dynamisk og praksisnært kursusindhold skaber de bedste forudsætninger for den fremadrettede brug af Microsoft 365
For at skabe det mest optimale kursus til medarbejderne, blev der udviklet et pilotkursus til en udvalgt medarbejdergruppe. Det gav mulighed for at teste, optimere og tilpasse indholdet inden den resterende del af medarbejdere skulle på kursus.
User adoption forløbet kom til at bestå af 1 kursus af 3 timers varighed målrettet to forskellige medarbejdergrupper, herunder undervisere og administrative medarbejdere, så der kunne tages højde for de meget forskellige brugsscenarier.
Kurset bestod af 20% metode og teori, som blandt andet gennemgik anvendelsen af metadata på filer, hvordan man laver en god filstruktur, delingsopsætning og impact, hvordan man kombinerer og bruger Teams, SharePoint og OneDrive korrekt samt tips og tricks. De resterende 80% af undervisningen bestod af hands-on læring og øvelser i forhold til at give medarbejderne praktisk erfaring med fil- og dokumenthåndtering, placering og deling.
Med målsætningen om at skabe et brugbart og relevant kursusindhold for medarbejderne, forsatte den iterative proces i forhold til løbende at indsamle feedback fra medarbejderne til at optimere og forfine indholdet på kurserne.
For at understøtte den fremadrettede brug af Teams, SharePoint og OneDrive udviklede vi en række skræddersyede quick guides med kendte problemstillinger, som medarbejderne løbende præsenteres for, så kurserne ikke står alene.
Som et ekstra led har KEA modtaget rådgivning og vejledningen i forhold til den generelle og administrative brug af Microsoft 365 (Teams, SharePoint og OneDrive), som altid er en del af den service, vi leverer.
Øget effektivitet blandt medarbejderne
og bedre intern compliance
User adoption forløbet har givet medarbejderne de kompetencer, som de skal bruge for fremadrettet at kunne arbejde struktureret, ensartet og effektivt med deres filhåndtering og generelt i Microsoft 365. Det betyder, at det vil være lettere og hurtigere at finde det materiale, man skal bruge - både for de ansatte og for de studerende.
Udover de rette kompetencer, har migreringen til skyen også givet anledning til at rydde op i de filer og dokumenter, så forældet eller ubrugeligt indhold ikke blev en del af det nye filmiljø. Logning af brugernes adgange til data er en indbygget del af Microsoft 365, og gør KEA mere compliant, da uddannelsesinstitutioner håndterer mange persondata.
Tid: User adoption forløbet har bestået af ca. 30 kursus sessioner, som er blevet afviklet over 6 måneder.
Om user adoption forløbet og samarbejdet med PeopleNet udtaler Helle Klindt (IT-projektleder hos KEA):
”Samarbejdet med PeopleNet har været et tæt makkerskab, hvor underviseren og KEA har kunnet arbejde så tæt sammen, at vi blev kollegaer om opgaven.
Undervisningen i brugen af særligt Teams, SharePoint og OneDrive har været så fint afstemt efter vores brugeres niveau, at alle er gået tilfredse og med god viden ud af hvert eneste kursus.
Brugerne har alle lært rigtig meget brugbart relateret til netop deres aktuelle hverdag. ”
Er du interesseret i at høre mere om vores user adoption forløb, er du velkommen til at kontakte os og få en uforpligtende snak med vores eksperter om dine behov og ønsker.
Seneste nyheder & guides
Vi tilbyder mange flere nyheder og guides. Bliv inspireret nedenunder, og find det som passer dig.
